Sette passaggi per una pianificazione dei progetti di successo |

Ultimamente, ho fatto parte di diversi team di progetto. Alcune di queste esperienze mi hanno indotto a sedermi e analizzare il processo di pianificazione del progetto per capire come migliorare la pianificazione e l'implementazione della gestione dei progetti.

Perché i progetti gestiti da persone di talento finiscono per essere ritardati o non completati? Perché i team di progetto a volte pensano di sparare a un bersaglio mobile? Trovo che la mancanza di una corretta pianificazione o l'incapacità di creare un approccio sistematico possa essere fatale per i progetti.

Che cos'è la pianificazione del progetto?

La pianificazione del progetto è il processo di definizione dei tuoi obiettivi e obiettivi, obiettivi e traguardi (deliverables), e assegnando compiti e risorse di bilancio per ogni passaggio. Un buon piano è facilmente condivisibile con tutte le persone coinvolte, ed è molto utile quando viene rivisitato regolarmente. Semplicemente delineare un piano e non parlarne mai più con la tua squadra è una buona ricetta per perdere tempo e fatica.

Puoi pianificare il tuo progetto in un semplice documento Google oppure utilizzare il software di gestione dei progetti. Il vantaggio dell'utilizzo del software di gestione dei progetti è che di solito è possibile archiviare tutti i documenti e i risultati finali in un unico posto, evitando di perdere importanti discussioni e decisioni sull'e-mail o sul vuoto Slack. Con uno strumento come Basecamp, ad esempio, è facile tenere traccia dei progressi e tenere traccia delle conversazioni e degli elementi che richiedono la collaborazione con poche persone diverse.

Se stai pensando alla gestione dei progetti come a o all'interno di un avvio veloce, potrebbe sembrare che tutto ciò richieda troppo tempo all'inizio. Ma, in realtà, risparmierai molto tempo e risorse se documenti il ​​piano del tuo progetto fin dall'inizio e lo utilizzi come una roadmap per tenere traccia di te e della tua squadra.

Ecco sette chiavi per pianificare con successo il progetto aiuto per iniziare.

1. Pensa al tuo piano come una tabella di marcia per le parti interessate

Ogni progetto ha bisogno di una tabella di marcia con obiettivi chiaramente definiti che non dovrebbero cambiare dopo che la prima fase del progetto è stata completata. Tutti gli stakeholder che traggono beneficio dall'esito o coinvolti nell'esecuzione del progetto dovrebbero essere nominati e le loro esigenze dichiarate durante il processo di pianificazione iniziale del progetto.

Queste parti interessate potrebbero includere:

• Il project manager o la persona alla fine responsabile del completamento
• Il "cliente" che riceve i risultati finali - può essere qualcuno del tuo team (interno) o un cliente pagante effettivo.
• Il team, o le persone responsabili di qualsiasi tattica che fa parte di il piano.

Non presumere di comprendere automaticamente le esigenze e gli obiettivi di ogni stakeholder. Prima di andare troppo lontano nel documentare il piano del tuo progetto, parla con loro per assicurarti di capire veramente il progetto, le abilità e le risorse di tutti i membri del team.

2. Rompere il progetto in un elenco di risultati finali

Sviluppa un elenco di tutti i risultati finali. Questo elenco dovrebbe suddividere il progetto più grande in attività più piccole che possono essere assegnate a membri specifici del team, e dovresti includere le scadenze previste associate a ogni deliverable o task.

Assicurati di comprendere e documentare il processo di approvazione per ogni deliverable. Se il tuo progetto è per un cliente esterno, assicurati di essere chiaro sulla procedura di approvazione interna, in modo da non essere sorpreso da ritardi o rallentare con il guado attraverso opinioni contrastanti.

3. Parla con il tuo team

Identifica per nome tutti gli individui e / o le organizzazioni coinvolte in ogni deliverable o attività e descrivi le loro responsabilità in dettaglio. In caso contrario, i problemi di comunicazione possono portare a ritardi e situazioni in cui i membri del team potrebbero dover ripetere il loro lavoro.

Tenere una riunione preliminare per parlare con il team del piano di attacco previsto. Chiedi loro di aiutarti a pensare al modo migliore per portare a termine il lavoro. Questo non solo ti aiuterà ad essere più efficiente, ti aiuterà a ottenere il loro buy-in perché sentiranno più titolarità nel processo. L'utilizzo di uno strumento di gestione del progetto come Basecamp può essere utile per tenere tutti in pista e archiviare i documenti e le conversazioni in un'unica posizione.

Se si utilizza la posta elettronica per comunicare sui progetti, prendere in considerazione l'uso di una soluzione di posta elettronica di posta in arrivo che consentirà di assegnare e-mail che richiedono attenzione relativa al progetto ai membri del team, piuttosto che inoltrare all'infinito enormi discussioni di conversazione avanti e indietro.

4. Identificare i rischi

Determinare i rischi coinvolti nel progetto. Pensa a quello che farai se qualcosa impiega molto più tempo del previsto o se i costi finiscono per essere molto più di quanto inizialmente previsto.

Non devi avere una linea d'azione specifica identificata per ogni possibile esito negativo, ma dovresti passare un po 'di tempo con la tua squadra, pensando a cosa potrebbe andare storto. Quindi, puoi fare tutto il possibile per mitigare quei rischi fin dall'inizio, piuttosto che essere colto di sorpresa in seguito. I fattori di rischio possono anche influire in qualche modo sul budget.

5. Creare un budget

In allegato al tuo elenco di traguardi e risultati devono essere informazioni sul costo del progetto e sul budget stimato. Resistere all'impulso di assegnare grandi importi in dollari a grandi progetti senza identificare esattamente come si intende spendere il denaro. Ciò aiuterà il tuo team a comprendere le risorse con cui devono lavorare per portare a termine il lavoro. Quando imposti il ​​budget iniziale, questi numeri potrebbero essere intervalli anziché assoluti.

Per alcuni articoli, potresti dover ottenere preventivi da diversi fornitori. Può essere utile documentare brevemente l'ambito del progetto concordato nella documentazione del budget, nel caso in cui si debba dover apportare modifiche al progetto più grande in base ai vincoli di budget o se il fornitore non fornisce esattamente ciò che si aspettava.

6. Aggiungi pietre miliari

Utilizza l'elenco dei risultati finali come struttura per l'aggiunta di obiettivi intermedi e attività che dovranno essere completate per raggiungere l'obiettivo più grande. Stabilire scadenze ragionevoli, tenendo conto della produttività, della disponibilità e dell'efficienza dei membri del team di progetto.

Pensa ai tuoi punti cardine all'interno del framework SMART. I tuoi obiettivi dovrebbero essere:

• Specifico: Chiaro, conciso e scritto nella lingua che chiunque potrebbe capire.
• Misurabile: Usa numeri o linguaggio quantitativo quando appropriato. Evita descrizioni vaghe che lasciano il successo all'interpretazione personale e soggettiva.
• Accettabile: Ottieni il buy-in dagli stakeholder sui tuoi obiettivi, traguardi e risultati finali.
• Realistici: Gli obiettivi stretch sono una cosa, ma non fissare obiettivi impossibili da raggiungere. È frustrante per il tuo team e per i tuoi stakeholder e potrebbe ritardare il tuo progetto perché realizzare l'impossibile di solito costa di più e impiega più tempo.
• Tempi: Stabilisci scadenze concrete. Se devi modificare le scadenze associate ai tuoi traguardi, documenta quando e perché hai apportato la modifica. Evita le modifiche furtive o modifica le scadenze senza avvisare il tuo team e le parti interessate.

7. Imposta le linee guida per la segnalazione dei progressi

Possono essere rapporti mensili, settimanali o giornalieri. Idealmente, uno spazio di lavoro collaborativo dovrebbe essere impostato per il tuo progetto online o offline dove tutte le parti possono monitorare i progressi. Assicurati di avere un piano di comunicazione: documenta quanto spesso aggiornerai le parti interessate sullo stato di avanzamento e in che modo condividerai le informazioni, ad esempio una riunione settimanale o un'email giornaliera.

Usa il framework che hai impostato quando hai identificato le tue milestone guida i tuoi rapporti. Cerca di non ricreare ruote o perdere tempo con la generazione di nuovi report ogni volta che devi comunicare i progressi. Tieni presente che l'utilizzo di un software di gestione del progetto come Basecamp può mantenere le parti coinvolte nel ciclo senza ingombrare la tua casella di posta o perdere conversazioni in lunghe conversazioni con Slack.

Il segreto per una pianificazione e gestione efficace del progetto è organizzato e comunica bene con il tuo team e stakeholder. Indipendentemente dal fatto che tu decida di utilizzare il software di gestione dei progetti o meno, pensa a dove e come conservi tutti i materiali e le risorse relativi al tuo progetto, se possibile puoi tenere tutto in un posto. Buona fortuna!