Pianificazione Non Contabile |

Nel film del 1994 Stargate interpretato da James Spader e Kurt Russell, qualche ficcanaso della natura aveva aperto uno strano cancello luminoso tra due dimensioni. Da una parte c'era il mondo come lo conosciamo. Dall'altra parte, uno strano mondo alieno, come niente che avessimo mai visto.

Diverse Dimensioni

Oggi è un altro stargate, il luogo in cui si incontrano due dimensioni. E in questo caso, non è fantascienza, è reale quanto il business stesso. Una di queste dimensioni è la contabilità. L'altro sta pianificando. Si incontrano oggi.

In pratica, va così: la contabilità finisce oggi e torna indietro nel passato. La pianificazione inizia oggi e prosegue nel futuro.

Se ciò ti colpisce come teorico o concettuale, forse un po 'poco pratico, ripensateci. Questo è importante. Può farti risparmiare inutili mal di testa e stress. Ti aiuta a mantenere la giusta dimensione, comprendendo che le proiezioni finanziarie del tuo piano aziendale non sono pensate per essere costruite in dettagli strazianti.

Un semplice esempio

Prendi il bilancio qui, un esempio tratto da Wikipedia. Il cosiddetto bilancio finanziario è un rapporto finanziario standard, che elenca le attività e le passività e il capitale di un'impresa alla fine di un determinato giorno, mese, anno o altro. Le attività sono buone, le cose che possiedi come denaro e terra, o il denaro che ti è dovuto come conti creditori. Le passività sono debiti, soldi che devi, ed è per questo che vedi le cose che sono "pagabili" - nel senso che dovrai pagarle - come passività. Il capitale è ciò che rimane. Si chiama bilancio perché è magia, la magia della contabilità a partita doppia, le risorse sono sempre esattamente uguali alle passività e alla capitale.

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È un rapporto contabile o una proiezione in un piano aziendale? Non puoi dirlo. Sembra esattamente lo stesso, in entrambi i casi. Tuttavia, in realtà, sono di dimensioni diverse.

Contabilità raccoglie record di transazioni

La contabilità va indietro da oggi al passato con un numero sempre crescente di dettagli

Se si tratta di contabilità, ogni numero mostrato è in realtà un rapporto di riepilogo di un database pieno di transazioni. Il saldo di cassa è come il saldo del libretto degli assegni, è il risultato di sommare tutti i depositi e sottrarre tutti gli assegni. Ciò che chiamano conti ricevibili è la somma di tutte le somme di denaro dovute da tutti i diversi clienti, un resoconto di centinaia, forse migliaia di transazioni diverse. Si effettua una vendita, si lascia una fattura, si attende di essere pagati, infine si paga, si registra la transazione, si addebita contanti e conti di credito esigibili, e così via, attraverso una raccolta di transazioni specifiche. I $ 52.000 riportati come valore della terra potrebbero essere quelli che hai pagato per la terra, ma potrebbe essere la risoluzione di decine di transazioni di terra, venderne alcune, comprarne altre e questo è il bilancio.

I saldi di responsabilità, come i beni, sono costruiti dal basso in contabilità tenendo traccia di tutte le transazioni e riepilogando il risultato finale. Le obbligazioni pagabili potrebbero essere dozzine di piccoli saldi commerciali collocati su un picco da qualche parte, o un prestito dalla banca, nel qual caso è correlato all'importo del prestito iniziale meno il totale di tutti i pagamenti principali.

Spero che tu abbia l'idea: la contabilità è un'enorme raccolta di transazioni passate riassunte. Concentrati su qualsiasi numero in una dichiarazione contabile e dovresti essere in grado di ingrandire più dettagli, fino a ogni singola transazione.

Pianificazione Indovini ragionevoli ragionevoli

La pianificazione va avanti da oggi verso il futuro in sommario sempre crescente e aggregazione.

Considerate ora, se volete, quella stessa illustrazione come parte di un business plan, facendo un'ipotesi approssimativa su quale sarà il bilancio tra due o tre anni. Non tentare nemmeno, almeno per un secondo, di pensare che si valuteranno i soldi stimando i dettagli di migliaia di transazioni e sommandole. Non valuterai i beni indovinando ciò che stai per acquistare, e quando (per non parlare del deprezzamento, fingi di non averlo fatto). Non hai intenzione di stimare i debiti indovinando quando hai preso ogni prestito, esattamente quello che hai acquistato, e quando. No, è impossibile e sciocco. Scoprirai un modo per indovinare i tuoi soldi, le tue attività, le tue passività, sulla base di ipotesi formulate più estese legate logicamente ai maggiori flussi, come le vendite.

Lavoreremo insieme più tardi su come è possibile fare stime ragionevoli, ma per motivi di illustrazione, ho alcuni esempi per spiegare la differenza di dimensioni:

• Contabilità clienti significa denaro dovuto dai clienti. Si effettua la vendita ma si consegna una fattura e si attende di essere pagati; questo è il modo in cui va nelle vendite business-to-business. Quindi devi indovinare quanti soldi saranno seduti lì, in punti importanti del futuro, in attesa di essere pagato. Ogni dollaro in crediti è un dollaro in meno in contanti, perché è stato prenotato come vendite ma non hai i soldi. Tuttavia, non tentare di indovinare tutte le transazioni di vendita specifiche con tutti i clienti specifici e aggiungerli tutti e capire dove saranno tra due o tre anni. Invece, indovina quale percentuale delle vendite coinvolge fatture e in attesa, e poi indovina quanti giorni in media devi aspettare, e puoi fare qualche trucchetto di numeri per fare un'ipotesi.
• Non indovinate cosa Dovrai dover aggiungere tutte le fatture immaginate da alcuni futuri acquisti indovinati. Invece, tu stimerai quanto stai pagando in termini di percentuali di vendite e di buste paga o qualcosa del genere, quindi stimerai circa un mese come debiti.

Non ho intenzione di estrapolare gli esempi perché io penso che sia già abbastanza per fare il punto. Devi fare alcune supposizioni logiche.

Perché questo è importante?

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Ogni tanto incontro qualcuno che cerca di gestire i minimi dettagli della spesa per interessi previsti per consentire diversi prestiti diversi con tariffe e termini diversi come parte di un piano aziendale. Oppure c'è qualcuno che cerca di indovinare le risorse indovinando le date e i valori di acquisto dettagliati. E poi ci sono persone che cercano di proiettare i conti futuri ricevibili dai clienti, indovinando le future vendite e i modelli di pagamento di ogni cliente.

Il problema, naturalmente, è che è davvero difficile da fare. Puoi passare una vita calcolando i dettagli e non avvicinarti mai come vorrai con una buona stima.

Confronta i livelli di certezza: diciamo che l'interesse è normalmente una percentuale o due delle spese totali, e le spese normalmente sono qualcosa come due terzi delle vendite. Se la stima delle vendite per gli anni futuri è in ogni caso entro il 5%, stai andando meglio di molti altri. Quanto puoi sbagliare con un semplice tasso di interesse stimato e quanto influisce sulle tue proiezioni? Non stiamo parlando di piccole percentuali di spesa, in un sistema che deve stimare altri elementi che hanno centinaia di volte più incertezza?

Ecco un esempio con numeri: una società prevede di vendere $ 1 milione e ha interessi passivi di $ 10.000. L'intervallo tra più o meno il 5% delle vendite è di $ 100.000, da $ 950.000 del minimo a $ 1.050.000 del massimo. Quindi se perdi l'interesse previsto di $ 2,000? O forse $ 5,000? La proiezione dipende dalla stima delle vendite, del costo del venduto, di tutte le spese, oltre al flusso di attività e passività. C'è molta incertezza in questo sistema, necessariamente, è parte del processo. Alla fine gestirai l'incertezza monitorando i tuoi risultati ogni mese e verificando la differenza tra ciò che hai pianificato e ciò che è realmente successo, Suggerisco di pensarci per un secondo. Ha senso che la pianificazione aziendale riguardi la proiezione del futuro così esattamente che l'utilizzo di un tasso di interesse medio stimato semplice applicato alle passività previste non è abbastanza buono? Avete davvero il tempo di modellare l'impatto dettagliato di più tassi di interesse ipotetici su più prestiti ipotetici come parte di una proiezione che dipende da una previsione di vendita stimata?

La pianificazione è per prendere decisioni, stabilire priorità e gestione. La contabilità è anche per informazioni e gestione, ovviamente, ma ci sono obblighi legali relativi alle tasse. La contabilità deve necessariamente andare molto in profondità nei dettagli. La pianificazione richiede un equilibrio tra dettaglio e concetto, perché ci sono momenti in cui troppi dettagli non sono produttivi.

Buone notizie: rende le cose più facili

Questa è davvero una buona notizia per la pianificazione aziendale. Ciò che significa è che non devi dipingere un'immagine del tuo futuro finanziario specificando ogni mattone in ogni edificio. Puoi farlo con un pennello largo. Ciò non lo rende meno realistico, anzi di solito lo rende più realistico, almeno questo è quello che ho visto mentre lavoravo con migliaia di persone su migliaia di piani aziendali.

Siamo umani. Lavoriamo meglio immaginando il futuro in scala che non costruendo mattoni per mattone nella nostra mente.

La contabilità non può mai essere sbagliata. I piani aziendali sono sempre sbagliati (non che non siano utili - è come camminare o sterzare, il valore è nella correzione e nella gestione di dove e perché sono sbagliati, ma questo è un capitolo diverso.)

Una finale Word of Warning

La differenza tra pianificazione e contabilità è particolarmente difficile da gestire per gli addetti alla formazione ben addestrati. Hanno imparato a costruire rapporti dal basso verso l'alto, dai dettagli, e può farli diventare pazzi quando si fanno stime usando percentuali e algebra e un semplice buon senso per qualcosa che hanno imparato a costruire dai dettagli minuziosi.

Più importante piuttosto che farli impazzire, sfortunatamente, è che a volte questo disagio dimensionale può rendere i contabili così insoddisfatti da dire che le vostre stime sono sbagliate. In questi casi, spesso fraintendono cosa significhi proiettare il futuro in modo sommario invece di contare i dettagli nel passato. Perdona loro, significano bene; ma non lasciarti impazzire. Attenersi alla pianificazione.