Per distruggere o non distruggere? Record Keeping for New Businesses |

Avviare un'attività in proprio è un emozionante primo passo nel mondo della nave. È anche l'inizio della tua relazione con l'IRS.

Sei legalmente obbligato a tenere i registri finanziari a portata di mano per l'IRS. Ma quali sono quelli a cui ti aggrappi e quali sono solo un eccesso di confusione in ufficio?

Al servizio di contabilità online Bench, siamo esperti quando si tratta delle sfumature più sottili del monitoraggio dei tuoi dati finanziari. In questa guida, esamineremo quali record è necessario conservare, quanto tempo è necessario per mantenerli e alcuni metodi efficienti che è possibile utilizzare per mantenere organizzati i record.

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Quali documenti fiscali devo conservare?

Se sei un lavoratore autonomo o sei proprietario di una piccola impresa, l'IRS richiede di conservare la documentazione a supporto delle richieste di reddito, detrazioni, o credito che appare sul tuo modulo di dichiarazione dei redditi. Ciò dimostra che hai guadagnato ciò che hai detto all'IRS che hai guadagnato, o hai acquistato quello che hai detto all'IRS che hai acquistato.

Generalmente, la documentazione da conservare include:

• Ricevute
• Estratti conto bancari e carte di credito
• Fatture
• Assegni annullati
• Fatture
• Prova dei pagamenti
• Prospetti contabili del contabile
• Riscossioni precedenti
• Forme W2 e 1099
• Qualsiasi altra prova documentale che supporti un elemento di reddito, detrazione o credito indicati sulla tua dichiarazione dei redditi

Tieni presente che questa non è una lista completa. La natura e la struttura legale della tua attività influenzeranno i record che devi conservare per l'IRS.

L'onere della prova è per te, l'imprenditore, per fornire tutti i documenti necessari. Quindi, quando inizi a tenere un registro, obbedisci a questo semplice principio: Mantieni tutto.

Nel caso di un controllo, la prima linea di difesa è costituita da ricevute e documenti fiscali. Memorizzandoli tutti si massimizzerà il livello di protezione. Inoltre, mantenendo le ricevute, sarai in grado di richiedere qualsiasi detrazione fiscale.

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Una possibile eccezione: la regola $ 75

Ci sono alcune spese per le quali non sei legalmente obbligato a conservare le ricevute. Ad esempio, l'IRS non richiede di conservare le ricevute di viaggio (meno alloggio), intrattenimento, regali o trasporto, purché si applichino le seguenti condizioni:

• La spesa, esclusa la sistemazione, è inferiore a $ 75
• La spesa è per il trasporto e una ricevuta non è prontamente disponibile

Tuttavia, tieni presente che in caso di audit, qualsiasi spesa può essere rimessa in discussione, anche a meno di $ 75.

Per ulteriori informazioni, esaminare le linee guida dell'IRS sulla prova delle spese inferiori a $ 75.

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Per quanto tempo conservare i registri fiscali

La regola dei tre anni:

Pianifica di mantenere la tua tassa registrazioni per tre anni dalla data in cui hai presentato il reso o dalla data di scadenza di tale reso (a seconda di quale dei due è in seguito). Se archivi il tuo reso in anticipo, viene trattato come se fosse stato archiviato alla scadenza.

Questa regola triennale ci viene fornita dallo Statuto delle limitazioni, che è il periodo durante il quale tu, il contribuente, puoi modificare il tuo dichiarazione dei redditi - o in cui l'IRS può controllare la dichiarazione dei redditi. Una volta scaduto il periodo di limitazioni, non è più necessario conservare i record fiscali per quel periodo.

Eccezioni alla regola dei tre anni:

Come sempre, ci sono eccezioni a questa regola. In alcuni casi, è necessario conservare i record più lunghi rispetto alle richieste di limiti di prescrizione di tre anni. Le eccezioni includono:

crediti inesigibili e titoli senza valore: Se hai detratto il costo di una di queste voci sulle dichiarazioni dei redditi, conserva il record per sette anni.

Entrate non ammesse: Se non riesci a segnalare reddito per l'IRS, ed è più del 25 per cento del reddito lordo dichiarato sul tuo ritorno, conservare i registri per sei anni dopo la data di deposito o la data di scadenza del reso, a seconda di quale dei due è più tardi.

Registrazioni dei dipendenti: Le registrazioni del rapporto di lavoro devono essere conservate quattro anni dopo che le relative imposte salariali sono dovute o sono pagate, qualunque sia il successivo.

Rendimenti fraudolenti: Se compili un reso in modo fraudolento, meglio tener duro. Non esiste alcun limite di prescrizione sui resi che fuorvii l'IRS.

Record di proprietà: È necessario tenere registri connessi all'azienda di proprietà per la durata dello statuto delle limitazioni-tre anni dopo che detta proprietà lascia il proprio possesso.

Per quanto riguarda i registri delle proprietà, è necessario conservare la documentazione come atti, titoli e registrazioni dei costi. Ciò consente di calcolare qualsiasi ammortamento, ammortamento o detrazione di esaurimento, nonché di calcolare il guadagno o la perdita quando si vende o dismesso la proprietà.

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Come archiviare ricevute e record fiscali

Una volta stabilito quali record è necessario conservare e per quanto tempo, è necessario impostare un sistema per organizzarli.

Per fortuna, l'IRS accetta i documenti digitali finché sono riproduzioni complete e accurate degli originali. Su richiesta, dovresti essere in grado di produrre una copia stampabile e leggibile di qualsiasi documento.

Ciò significa che i giorni in cui è stato utilizzato un archivio cigolante per archiviare i tuoi fascicoli fiscali sono finiti; ci sono un certo numero di soluzioni digitali che puoi utilizzare per non utilizzare supporti cartacei e tenere in ordine i tuoi archivi.

Le opzioni di archiviazione cloud sicure come Dropbox, Evernote o Google Drive ti consentono di archiviare i tuoi documenti in modo sicuro online. Una volta stabilita la tua attività, se ritieni di avere a che fare con molte pratiche burocratiche, valuta l'opportunità di investire in uno scanner automatico ad alta velocità per rendere più efficace il loro trasferimento online.

È anche una buona idea conservare una copia di backup di i tuoi documenti, su un dispositivo di archiviazione fisico protetto da password o in un account cloud secondario.

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Conservazione dei record a fini non fiscali

Una volta che non è più necessario conservare un documento ai fini fiscali, ricontrolla che non ne hai assolutamente bisogno prima di distruggerli. I creditori, l'avvocato o la compagnia di assicurazioni potrebbero aver bisogno di tenerli più a lungo di quanto non faccia l'IRS.

Se si utilizza la memoria online anziché eliminare i documenti non più necessari, è possibile archiviarli in modo permanente.

Imparare a navigare nelle aree grigie del registro delle piccole imprese e creare un sistema di organizzazione privo di supporti cartacei ti farà risparmiare sui pericoli della confusione dell'ufficio, assicurandoti sempre di rispettare le regole.