5 Suggerimenti per la selezione del software di contabilità aziendale |

In passato, mantenere i libri per un'azienda significava registrare i dati in un libro mastro. Non più. Oggi, le aziende di tutte le dimensioni utilizzano software di contabilità per tenere traccia delle proprie entrate, nonché per prevedere le vendite e gestire l'inventario.

Il software di contabilità aziendale riduce notevolmente il potenziale di errore umano che viene fornito con la contabilità su carta e può consentire di accedere alle informazioni critiche con poche sequenze di tasti.

Ma con così tante opzioni disponibili, trovare il giusto software di contabilità per la tua azienda può essere difficile. Di seguito sono riportati cinque suggerimenti per aiutarti a trovare il software più adatto alle esigenze della tua azienda.

1. Prendi in considerazione sia le tue esigenze sia le tue capacità di contabilità

La soluzione migliore per trovare il software di contabilità giusto è esaminare il modo in cui opera la tua azienda e quindi fare un attento inventario dei diversi tipi di software sul mercato. Se la tua azienda produce diversi milioni di dollari l'anno, avrà esigenze contabili molto diverse da quelle che rendono meno di $ 50.000. Hai una varietà di opzioni quando si tratta di prodotti software di contabilità, compresi quelli progettati specificamente per le piccole e medie imprese.

A seconda del tuo settore, potresti considerare un software specializzato progettato per aiutare le aziende nella tua nicchia. Ad esempio, ci sono applicazioni personalizzate per le imprese nel settore manifatturiero, per rivenditori e ristoranti, così come per molti altri tipi di imprese commerciali.

Fare la tua ricerca è importante, perché l'applicazione che scegli inciderà direttamente sulle tue entrate è gestito È anche importante considerare che anche se il software di contabilità può facilitare il compito di tenere i libri, richiede comunque una certa quantità di alfabetizzazione finanziaria. Per quanto sofisticata possa essere un'applicazione, è ancora solo uno strumento. Chi utilizza il software deve sapere cosa fare con esso.

2. Guarda le applicazioni cloud

Con il cloud computing che sta diventando un'influenza più importante nelle aziende moderne, è importante non ignorare le numerose applicazioni di contabilità online disponibili.

Le applicazioni cloud sono dotate di una varietà di vantaggi. È possibile accedervi da qualsiasi luogo con una forte connessione Internet e non è necessario acquistare licenze o server software per eseguirli. L'installazione di aggiornamenti e patch viene eseguita sul server, quindi tu e il tuo personale IT non dovrete preoccuparvi di mantenere aggiornato il software. Inoltre, è possibile accedere alle applicazioni cloud utilizzando un tablet, un laptop o uno smartphone. Inoltre, i tuoi registri sono tenuti al sicuro in un centro dati lontano dalla posizione fisica della tua attività; questo garantisce la loro sicurezza in caso di calamità locali o altri eventi distruttivi.

Un'altra svolta nella contabilità cloud: alcuni software di gestione aziendale basati su cloud (come LivePlan) sono integrati con software di contabilità (come QuickBooks Online). Quindi, se la possibilità di accedere alle tue informazioni finanziarie da qualsiasi luogo con una connessione Internet (anziché essere solo in grado di vederle nel tuo ufficio) è interessante, esamina le applicazioni aziendali basate su cloud che offrono l'integrazione con il software di contabilità che preferisci.

3. Tieni a mente il budget

È disponibile un software di contabilità aziendale adatto a tutti i budget. Applicazioni generali per una base di utenti più ampia possono essere scaricate gratuitamente o acquistate dallo scaffale ad un prezzo inferiore.

Tuttavia, più il software è specializzato, più costoso diventa, perché la base di utenti per software specializzati è in genere relativamente piccola. Se desideri qualcosa di specifico per il tuo settore o personalizzato per la tua azienda, dovresti essere pronto a pagare un premio.

4. Prestare attenzione alle funzionalità aggiuntive

I componenti aggiuntivi apportano funzionalità aggiuntive a un'applicazione di contabilità aziendale. Ad esempio, possono consentire all'utente di accedere al software da remoto, accettare pagamenti online e integrare il software di contabilità con il proprio software di e-commerce. Ci sono anche componenti aggiuntivi che rendono il software di contabilità compatibile con il software fiscale.

5. Prendi la decisione con l'aiuto del tuo commercialista

Il tuo commercialista potrebbe preferire che tu scelga un'applicazione compatibile con quelle che usa. Ogni azienda è diversa; il tuo commercialista è nella posizione migliore per offrire un'opinione istruita su quale sia la scelta migliore per la tua particolare impresa. Il tuo commercialista potrebbe persino aiutarti a configurare il software che scegli.

Qualunque software di contabilità aziendale tu scelga, ricorda che non ti impegni per tutta la vita, dal momento che la maggior parte del software consente una qualche forma di conversione. Tuttavia, la decisione non dovrebbe essere presa alla leggera. Sicuramente non vuoi impegnarti in una sola applicazione e iniziare a investire in essa, solo per scoprire che devi passare a un'altra solo pochi mesi dopo.