10 Alternative agli strumenti aziendali Tu (probabilmente) odio |

Offrirò alcune alternative a strumenti e servizi che sono la causa di innumerevoli problemi di business. Tutti questi strumenti sono fatti per aiutarti a lavorare più velocemente e pensare a cosa stai lavorando piuttosto che a come lo stai facendo.

Revisione dei documenti via email

Alcuni dei più grandi mal di testa che ho sperimentato nel mondo degli affari le impostazioni provengono dal tentativo di gestire le revisioni dei documenti via e-mail. Non ci vuole molto perché i vari editori modificino le sincronizzazioni tra loro.

Ho preso una pagina dallo scrittore del New York Times, David Pogue, e ho incorporato il servizio di archiviazione online Dropbox nel mio flusso di lavoro. C'è ancora qualche singhiozzo, ma è un progresso.

Usare l'e-mail per quasi tutte le comunicazioni

Ci sono guru del business e della produttività che fanno una fortuna fornendo suggerimenti per la gestione della posta elettronica. Non deve essere così. Se hai le risorse, puoi rendere le cose molto più semplici incorporando il social network aziendale Yammer.

È come Facebook o Twitter solo per la tua attività. È più facile da usare e più veloce della posta elettronica.

Blocco note e elaboratore di testi (per prendere appunti)

Se stai usando Microsoft Word come blocco note virtuale, fai un favore e usa invece un'app dedicata alle note. Microsoft fa una bella chiamata OneNote, ma sono parziale a Evernote. Puoi creare e trovare facilmente le note con entrambi gli strumenti; non avrai un gruppo di file con cui fare i conti.

Tuttavia fai fatture ora

Non conosco nessuno a cui piacciono le fatture. La buona notizia è che puoi ridurre di molto il tempo speso per riempirli, inviarli, organizzarli, rintracciarli e molto altro ancora con il servizio di contabilità online Kashoo.

PowerPoint (e presentazioni PP)

Se sei un Utente Mac, non ti pentirai di passare a Keynote di Apple. È migliore in un milione di modi rispetto a PowerPoint.

Tuttavia, se usi o meno Powerpoint, puoi arricchire le cose con grafici dall'aspetto unico di amCharts. E invece di quelle orribili dispense di PowerPoint, dai al tuo pubblico un link alle tue diapositive su Slide Rocket.

Microsoft Word

In realtà non lo odio, ma molte, molte persone lo fanno. Se stai cercando uno strumento per scrivere bozze ruvide, usa l'editor di testo a schermo intero Writeroom o il suo equivalente WriteMonkey di Windows. Il lato negativo di entrambi gli strumenti è che probabilmente dovrai copiare e incollare il tuo materiale su un documento Word per la formattazione.

Inoltre, prova Pages se sei su un Mac.

Infine, puoi sempre imparare MS Parola approfondita. Word è molto più facile da usare quando si conoscono le scorciatoie da tastiera e come gestire gli stili. Fidati di me.

Strumenti per le password

Dovremmo creare password selvagge e uniche per ogni sito in cui ci colleghiamo, costringendoci a usare i sistemi per rintracciarli. L'utilizzo di un foglio di calcolo o di un blocco note fisico richiede molto tempo e non è molto sicuro. Gli strumenti per la password del browser Web sono utili, ma ogni browser ha il proprio sistema.

Utilizzare invece lo strumento di gestione delle password multipiattaforma LastPass. Memorizza le tue password in modo sicuro e ti consente di accedervi da qualsiasi browser a casa, al lavoro o ovunque tu abbia installato LastPass (che può essere uno smartphone o un tablet).

Lavagne

Le lavagne sono utili per collaborare e condividere idee e informazione. Ma sono brutti. E sono inclini a strisce. Le lavagne in vetro offrono una tecnologia migliorata per eliminare entrambi i problemi.

Sistema operativo del computer Schema di gestione Windows

Se sei come me, puoi utilizzare 2,4,5 programmi contemporaneamente su un computer desktop per svolgere compiti di lavoro. Questo ti lascia spendere un sacco di tempo per mescolare finestre e cercare determinati documenti aperti e riorganizzare il tuo desktop.

Invece, utilizzare un programma come Alfred per Mac o Launchy per Windows. Usando l'uno o l'altro, è possibile avviare e passare da un programma all'altro con le scorciatoie da tastiera.

Chiamate in conferenza

Tutti i numeri di bridge, i pin e i cerchi da saltare possono essere troppo impegnativi per le teleconferenze dello staff. Salva tutti i problemi e integra il servizio di conferenza Web Vai a Meeting o un servizio di messaggistica come Skype nel tuo processo.

Foto via Flickr di Zach Klein