5 Modi per semplificare la programmazione dei dipendenti |
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Ci sono dozzine di problemi relativi alla pianificazione che richiedono l'attenzione di manager e personale. Un programma ben gestito mantiene l'organizzazione in movimento e risolve molte situazioni complesse. Diamo un'occhiata a cinque modi per semplificare il processo.
1. Conosci il tuo team
Il primo passo per un'efficace pianificazione dei dipendenti consiste nel creare un elenco di personale che attualmente lavora per la tua azienda o dipartimento. Insieme ai loro nomi e ruoli, è necessario tenere a portata di mano le informazioni di contatto, nonché eventuali competenze e certificazioni pertinenti. Ulteriori informazioni possono includere se sono part-time o full-time, così come eventuali restrizioni straordinarie.
2. Creare un processo per la disponibilità dello staff
Offri ai dipendenti la possibilità di comunicare le ore di lavoro preferite. Dare allo staff la possibilità di esprimere le proprie preferenze offre ai gestori un modo per promuovere un ambiente collaborativo. Inoltre, conoscere le preferenze dei dipendenti può consentire di collocare il personale in un turno di lavoro disponibile, conveniente per entrambe le parti. La disponibilità può essere mantenuta in un formato di calendario o come modulo. I dipendenti dovrebbero essere in grado di scegliere più di un turno preferito. Devono anche essere consapevoli del fatto che a volte possono dover svolgere altri turni per coprire tutti gli orari di apertura del lavoro.
3. Rendi la programmazione facilmente accessibile
Una volta creata la pianificazione, assicurati che sia facile per i membri dello staff visualizzarla e accedervi. Spesso, i membri dello staff possono dimenticare di guardare il programma se non si trova in un luogo facilmente visibile. Inoltre, è facile per i membri dello staff perdere o perdere le copie cartacee dei loro programmi individuali. Se il personale non ha un facile accesso al programma, spesso si presenterà tardi al lavoro (se si presentano).
4. Pianificare il peggiore
Quando si progetta il programma di lavoro, tenere presente il fattore di emergenza. Un programma ben progettato include un piano B, quindi il manager non dovrà andare nel panico se un dipendente non si presenta o deve partire per un'emergenza. Avere una tabella di disponibilità ben organizzata aiuterà anche qui. I manager dovrebbero anche avere regole chiaramente definite in materia di turni di lavoro e assenze.
5. Pianifica la persona giusta per il lavoro
Usa la tua lista personale per assicurarti di pianificare i dipendenti in base ai loro talenti e competenze. A volte, specialmente in ambienti a corto di personale, i manager sono costretti a riempire i turni anche con personale che non si adatta meglio ai lavori. Questo può portare a termine il lavoro; tuttavia, il tuo business trarrà grandi benefici dai processi perfezionati rispetto a quelli appena completati. Pianificare costantemente i membri del personale in posizioni che non soddisfano le loro preferenze o abilità può anche avere un effetto negativo sul morale dei dipendenti.
Per semplificare la pianificazione dei dipendenti, è possibile prendere in considerazione la possibilità di sostituire il processo di gestione manuale con una soluzione software. Un software di pianificazione efficace offrirà la gestione dei conflitti per produrre pianificazioni prive di errori e offrire la flessibilità necessaria per gestire le vostre particolari esigenze. Tuttavia, fai la tua pianificazione, coprendo tutti i tuoi turni con la persona giusta e rendendo il processo più efficiente e meno stressante dovrebbe essere il tuo obiettivo finale.
Immagine del calendario per gentile concessione di Shutterstock
