Stabilisci un programma di conservazione dei documenti per la tua impresa |

Tutti noi sappiamo, o dovremmo sapere, che abbiamo bisogno di salvare e salvaguardare i nostri archivi aziendali. All'avvio è facile aggrapparsi a tutti i documenti, ricevute, fatture e record aziendali. Ma dopo alcuni anni scopriamo che tutti questi dischi che stiamo mantenendo occupano più spazio in armadi di file rispetto agli spazi di lavoro per noi stessi e per i nostri dipendenti.

La buona notizia è che non dobbiamo davvero mantenere tutti quei record per sempre. Sì, alcuni dobbiamo mantenere per sempre. Alcuni li teniamo solo fino a quando l'IRS non si è fatto largo tra noi. E alcuni che dobbiamo mantenere solo per pochi anni.

Determinare quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo è un po 'più difficile. E il corretto smaltimento dei documenti temporanei non è così semplice come semplicemente buttare i fogli nel cestino del riciclaggio.

Ecco dove entra in gioco il programma di conservazione dei registri. Questo documento elenca i tipi di record prodotti dalla tua attività (finanziari, personale, manuali dei dipendenti, contratti, operazioni, verbali delle riunioni, dichiarazioni politiche, dichiarazioni sulla privacy online … la lista può sembrare infinita); identifica eventuali requisiti legali per quanto tempo deve essere conservato il record e l'autorità richiedente, come l'IRS o il Sarbanes-Oxley Act; noterà per quanto tempo il record viene generalmente utilizzato attivamente nelle operazioni aziendali; e può contenere anche altre informazioni, come ad esempio notare che i registri contengono dati personali sensibili di identificazione; e se le copie su microfilm o digitalmente scannerizzate sono alternative legali accettabili al documento cartaceo.

Cerca in Internet e troverai molte informazioni su programmi di conservazione dei registri e campioni, come questo gentilmente offerto da Millennium Records Management. Ricorda, tuttavia, che un programma di esempio è solo una rappresentazione generalizzata di ciò che si assomiglia. Il tuo programma di conservazione dei registri sarà adattato al tuo tipo di attività, in cui ti trovi, in quali stati e / o paesi in cui lavori, che tu sia di proprietà privata o negoziazioni in borsa, sono un'istituzione pubblica, tenere contratti governativi e una miriade di altri fattori.

Vorrai lavorare con il tuo commercialista, consulente legale e / o una società di gestione di documenti professionali per sviluppare e stabilire il tuo.

Attuati ufficialmente il Programma di conservazione dei registri tutti nella tua azienda lo sanno. Questo aiuta a garantire che i record vitali siano effettivamente mantenuti in primo luogo. In seguito, supponiamo di avere diversi archivi di fatture di contabilità fornitori. Il tuo programma di fidelizzazione dice che devi tenerli per 6 anni, ma l'esperienza dimostra che ti occupi solo per 3 anni. Sapendo questo, puoi liberare spazio per il tuo business / ufficio trasferendo questi record per proteggere l'archiviazione fuori sede o un supporto di archiviazione alternativo accettabile.

Una volta che hai dei record che raggiungono la fine del loro periodo di conservazione, puoi eliminarli. Ma, come ho detto, non puoi semplicemente gettarli nella scatola del riciclaggio. È necessario disporre di un processo stabilito per il loro smaltimento. Sì, devi creare più documentazione per sbarazzarti dei vecchi documenti.

Avrai bisogno che le persone che hanno generato i record firmino che non hanno più bisogno dei record. Si noti che i record hanno raggiunto la fine del loro periodo di conservazione in base al programma di conservazione dei registri stabilito e verificare che il periodo di conservazione non sia stato esteso a causa di audit, contenzioso, ecc.

Si desidera certificare quando, come e da chi i documenti sono stati distrutti. Oggi è più facile, rispetto al passato, quando ho passato molte ore a trasportare scatole su una piattaforma di carico e ad alimentare la carta in un trituratore vicino a un cassonetto. Negli ultimi anni le aziende di triturazione mobile hanno proliferato. Condurranno i loro grandi trituratori di coriandoli montati su camion per i vostri affari, trasporteranno le vostre scatole al camion, vi permetteranno di testimoniare la loro distruzione e vi daranno un certificato di distruzione.

Stabilire, implementare e seguire un programma di conservazione dei registri contribuirà notevolmente a garantire che la vostra azienda conservi e conservi i record vitali necessari per continuare a operare. E, nel peggiore dei casi, se doveste essere coinvolti in contenziosi o simili, dimostrate che i vostri registri sono tenuti e distrutti in un processo documentato, stabilito, approvato e regolarmente verificato, e non in una mezzanotte bruciata dietro il fienile in un tentativo dilettantistico di evitare la colpevolezza e la responsabilità, o di ostacolare il processo legale.