Come assumere dipendenti: 15 passaggi per aiutarti ad assumere |

Se sei pronto ad assumere il tuo primo dipendente, potresti sentirti un po 'sopraffatto. Dopotutto, ci sono molti passaggi per il processo, e una lista apparentemente infinita di cerchi da cui saltare.

Ma quando lo abbatti, non è davvero così complicato. Devi solo organizzarti e sapere di cosa hai a che fare fin dall'inizio.

Iniziamo.

Fai girare la palla:

Prima di iniziare a intervistare i candidati, c'è un po 'di legwork da te' Voglio occuparmi di prima. Ecco i punti per cancellare il tuo elenco prima di iniziare effettivamente a incontrare potenziali nuovi dipendenti.

1. Ottieni il tuo EIN

Prima di assumere il tuo primo dipendente, dovrai impostare il tuo numero EIN o il numero di identificazione del datore di lavoro. Conosciuto anche come numero di codice fiscale federale, questo consentirà alla tua azienda di essere riconosciuta ai fini fiscali.

Puoi leggere tutto sul processo di ottenere il tuo EIN nel nostro articolo: Come richiedere un numero di identificazione fiscale federale.

2. Registrati presso il dipartimento del lavoro del tuo stato

Prima di assumere dipendenti, dovrai registrarti presso il dipartimento del lavoro del tuo stato. Per iniziare, consulta la pagina Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, che ha una ripartizione stato-per-stato.

Inoltre, quando hai dipendenti, ti verrà richiesto di pagare le tasse per l'indennità di disoccupazione. Per segnalare la tua tassa federale di disoccupazione, dovrai compilare il modulo IRS 940.

Se dovrai o meno pagare questa tassa dipende dalle dimensioni della tua attività (anche se tutte le aziende, ad eccezione di quelle molto piccole, dovrebbero aspettarsi di paga), quindi leggi per essere sicuro di sapere dove si trova la tua attività.

3. Imposta l'assicurazione di compensazione del tuo lavoratore

Dovrai istituire un'assicurazione di indennizzo per il lavoratore, nel caso in cui un dipendente sia ferito sul posto di lavoro. Mentre alcuni Stati esentano le piccole imprese dall'avere una comp di lavoratori, è generalmente una buona idea presumere che ne avrai bisogno e esaminare le opzioni per la tua attività in anticipo, prima di iniziare l'assunzione.

È probabile che sia possibile raggruppare la compensazione del lavoratore assicurazione tramite il tuo attuale fornitore di assicurazioni, ma è comunque una buona idea guardarsi intorno.

Ricorda, come con molti degli aspetti legali di avviare un'impresa, le leggi variano da stato a stato, quindi assicurati di cercare l'assicurazione di risarcimento dei lavoratori nella tua stato. La sottopagina del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti sulla compensazione dei lavoratori è un buon punto di partenza.

Vedi anche: È tempo di assumere un impiegato?

4. Scegli un sistema di buste paga e familiarizza con le ritenute fiscali del datore di lavoro

Una volta che inizierai a pagare i tuoi dipendenti, sarai responsabile di trattenere parte delle loro entrate e depositarle all'IRS, oltre a effettuare pagamenti di previdenza sociale e Medicare.

La pagina dell'IRS relativa al deposito e alla segnalazione delle imposte sull'occupazione fornisce una panoramica dei moduli che dovrai compilare. Dovresti anche essere consapevole che il tuo stato potrebbe richiederti di trattenere le tasse, quindi assicurati di effettuare una ricerca specifica nello stato.

In termini di scelta di un sistema di gestione stipendi, hai molte opzioni. A Palo Alto Software, siamo fan di Zenefits, ma il programma che sceglierai dipenderà in ultima analisi dalle tue esigenze.

Consulta la sezione "risorse umane" del nostro articolo 85 dei migliori strumenti di business per le startup per più opzioni e info

Preparati ad assumere:

Ok, c'è la parte noiosa fuori strada.

Ora arriva la parte divertente - in realtà incontrando potenziali candidati.

I tuoi nuovi dipendenti ti aiuteranno a crescere e plasmare il tuo business e, a sua volta, contribuiscono molto alla tua cultura e alla tua azienda nel suo insieme, quindi assicurati di investire un po 'di tempo ed energie per assicurarti di trovare la soluzione perfetta.

Vedi anche: Cosa definisce la cultura della tua azienda?

5. Scrivi una descrizione del lavoro

Prima cosa: vorrai scrivere una descrizione chiara e mirata del lavoro per la posizione che stai assumendo.

La descrizione del lavoro non servirà solo come un modo per i candidati qualificati per richiedere la tua posizione, ma serve anche come punto di riferimento per misurare in futuro il tuo dipendente.

Ti chiedi come scrivere una descrizione del lavoro? Sei fortunato: il nostro caporedattore, Candice Landau, ha recentemente scritto un articolo molto approfondito su questo argomento. Quindi, prima di premere, assicurati di leggere Come scrivere la prima descrizione del tuo lavoro.

6. Pubblica il tuo annuncio di apertura

Dopo aver scritto la descrizione del tuo lavoro e creato un annuncio per la tua posizione aperta, ti consigliamo di pubblicarlo su siti classificati pertinenti. In effetti, Monster è il più noto, ma siti come CareerBuilder e Craigslist non dovrebbero essere trascurati, così come tutti i siti specifici del settore.

Non dimenticare di pubblicare il tuo lavoro aperto anche sulla pagina di LinkedIn della tua azienda; l'utilizzo di LinkedIn può rendere la caccia dei dipendenti ancora più veloce, in quanto è possibile verificare facilmente l'esperienza e i riferimenti di un richiedente.

7. Sapere quali domande puoi e non puoi chiedere

Vuoi ottenere una comprensione a tutto tondo della persona che stai per assumere, ma è importante notare che alcune domande sono legalmente vietate.

Il motivo dietro a questo è in gran parte legato alla discriminazione, quindi è una buona idea ripulire ciò che è e non è ok, e tenerlo a mente quando si presenta una lista di domande che si intende coprire.

Per maggiori dettagli su l'argomento, controlla il nostro articolo, Cose che non dovresti mai chiedere ai candidati di lavoro.

8. Intervista e noleggio

Congratulazioni: ci sei quasi arrivato!

Ora è il momento di impostare interviste e assumere il tuo dipendente.

Anche se gran parte della parte difficile è finita, assumere può essere complicato, se dovessi essere cercare il candidato con più esperienza, o con meno esperienza, ma con un grande atteggiamento?

Per rispondere a questa domanda, mi sono rivolto ai membri del Consiglio dei Giovani nel mio recente articolo, Come assumere il tuo primo dipendente. Assicurati di controllarne uno prima di iniziare l'intervista, per ottenere input da altri che hanno navigato con successo nel processo di assunzione.

Vedi anche: Come ispirare i tuoi dipendenti

Fai i documenti:

Una volta che hai trovato quel qualcuno speciale, è il momento di renderlo ufficiale.

Hai capito subito che erano loro l'unico, e sei pronto per firmare sulla linea tratteggiata.

Aspetta-sto parlando di relazioni o impiegati? Bene, l'assunzione di un dipendente è un po 'come un matrimonio: è una relazione che ti avvantaggerà entrambi, e richiede un po' di documenti per essere ufficiale.

9. Chiedi al tuo dipendente di compilare un W-4 e un I-9

Prima di iniziare a lavorare, il tuo dipendente dovrà compilare un modulo W-4 e un modulo I-9.

Che cosa significa questo per te?

Hai indovinato: dovrai tornare al sito Web dell'IRS. Controlla la loro pagina su Dipendenti assumente per il rundown completo e le forme.

10. Segnalare ogni nuovo dipendente alla nuova agenzia di segnalazione delle assunzioni del proprio Stato

In risposta alla Legge sulla responsabilità personale e sulla riconciliazione delle opportunità di lavoro del 1996, tutti i datori di lavoro devono segnalare nuovi assunti o dipendenti reimpiegati alla propria directory statale entro 20 giorni dall'assunzione.

Ciò consente al Dipartimento della salute e dei servizi umani dell'Ufficio di supporto ai minori di individuare i genitori che devono l'assistenza ai figli. Per trovare l'agenzia di segnalazione del tuo stato, visita la pagina Nuova segnalazione dei noleggi del Office of Child Support Enforcement oppure consulta la loro versione interattiva della mappa stato per stato.

Imposta il tuo posto di lavoro:

Una volta che il tuo dipendente è assunto ufficialmente e tutti i documenti sono completi, devi assicurarti che il tuo posto di lavoro sia pronto per i dipendenti. Ciò significa fare in modo che i tuoi dipendenti conoscano i loro diritti e abbiano condizioni di lavoro sicure.

11. Pubblica posters e avvisi richiesti

Ti verrà richiesto di appendere alcuni poster federali, avvisando i dipendenti dei loro diritti in qualità di lavoratori. Consulta la pagina di FirstStep Poster Advisor del Dipartimento del lavoro per assicurarti di sapere come rispettare.

Gli Stati hanno anche i loro requisiti per i manifesti, quindi assicurati di verificare i requisiti specifici del tuo stato.

12. Adottare misure di sicurezza sul posto di lavoro

Al fine di garantire che il proprio luogo di lavoro sia privo di pericoli e consenta ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo sicuro ed efficace, è necessario conformarsi ai requisiti stabiliti dalla legge sulla sicurezza sul lavoro (OSHA). Per assicurarti di sapere come rispettare gli standard e le norme OSHA, visita la pagina dei datori di lavoro di OSHA.

Vedi anche: 7 cose da ricordare sulla sicurezza sul posto di lavoro

Prepara il tuo dipendente:

Ci sono solo un paio di i a dot and t's to cross prima che il nuovo dipendente sia pronto a lavorare.

13. A bordo del tuo nuovo dipendente

Vuoi assicurarti che il tuo dipendente abbia gli strumenti per svolgere il proprio lavoro al meglio delle sue capacità.

Come puoi farlo accadere? Assicurandoti che sappiano cosa ci si aspetta da loro e che cosa è e non è ok all'interno del tuo ufficio.

Scrivere un manuale per i dipendenti può essere dispendioso in termini di tempo, ma può potenzialmente salvarti le difficoltà, quindi è un buona cosa da considerare.

Se sei un operatore più piccolo e stai semplicemente assumendo un solo dipendente, puoi sempre andare con una versione ridotta e assicurarti di coprire le basi come il codice di abbigliamento, la tua posizione sulla tempestività e il lavoro a distanza, e così via.

14. Conserva un file personale sul tuo nuovo dipendente

Assicurati di tenere traccia di tutta la documentazione importante dei dipendenti. Questo includerà tutto dalla loro applicazione, riprendere, nuovi documenti di noleggio, il loro W-4 e I-9, valutazioni delle prestazioni e così via.

Quando si tratta di accesso dei dipendenti ai file del personale, le leggi variano da stato a stato, quindi controlla le leggi specifiche del tuo stato. È anche una buona idea tenere questi file in un armadietto, per assicurarsi che non siano facilmente accessibili a nessuno.

15. Impostare i benefici per i dipendenti

Se applicabile, dovrai incontrare i tuoi dipendenti in modo che possano iscriversi all'assicurazione sanitaria e un piano 401 (k).

Se stai cercando ulteriori informazioni su come determinare quale sarà il tuo obbligo sanitario per i nuovi dipendenti, consulta i nostri articoli sull'argomento: 5 modi in cui i proprietari di piccole imprese possono risparmiare sulle finanze dell'assistenza sanitaria e offrire l'assicurazione sanitaria? Domande che le piccole imprese dovrebbero chiedere.

Potresti anche essere interessato ad avviare un programma benessere o offrire incentivi ai tuoi dipendenti per abitudini sane, e in tal caso consiglierei il mio articolo, I programmi di benessere aziendale funzionano davvero?

Mentre all'inizio può sembrare un po 'scoraggiante, assumere dipendenti è piuttosto semplice; quando rompi il processo in passi gestibili, diventa molto più fattibile.

Buona fortuna e felice assunzione!