Come esternalizzare efficacemente quando si gestisce una piccola impresa |

Quando gestisci una piccola attività, è sempre una grande notizia scoprire di avere più lavoro di quanto tu possa tenere il passo con. E quando un aumento del carico di lavoro non giustifica l'assunzione di un ulteriore dipendente a pieno titolo, l'outsourcing può essere una soluzione efficace e finanziariamente praticabile.

Il lavoro di outsourcing ha i suoi benefici; Ovvero, può ridurre la pressione del tuo team interno, ma ci sono ovvie preoccupazioni sul fatto di consentire a una persona esterna, indipendentemente da qualificata o esperienza, di contribuire alla gestione e all'output della tua attività.

Assegnazione compiti ai fornitori di outsourcing

Anche se hai preso la decisione di esternalizzare i compiti come risultato di un carico di lavoro crescente, è ovvio che il lavoro più importante e vitale dovrebbe sicuramente rimanere di casa. Avrai più controllo e input su ciò che viene prodotto, e questo lavoro verrà eseguito da persone che hanno una conoscenza più dettagliata della tua attività e di come funziona.

Quando una persona opera fuori da un ambiente di lavoro, hai naturalmente meno controllo e input sul lavoro che stanno producendo e sul metodo con cui lo stanno facendo.

Se assumi qualcuno su base temporanea, è spesso la tendenza a rilassare il processo attraverso il quale la persona e il loro le abilità sono valutate. Tuttavia, indipendentemente dal periodo di tempo in cui una persona lavorerà con un'azienda, le sue capacità ed esperienza dovrebbero essere esaminate con la stessa attenzione ai dettagli come se fossero un potenziale impiegato a tempo pieno.

Usa lo stesso procedura e mentalità si dovrebbe se si stava assumendo un membro permanente di personale a tempo pieno. Anche se un individuo contribuirà alla tua attività per un tempo relativamente breve, richiedi referenze, esempi del loro lavoro e una registrazione dettagliata della loro esperienza e storia lavorativa fino ad oggi. Dopotutto, stai pagando per i loro servizi, quindi dovresti assicurarti che siano in grado di fornire un lavoro di alta qualità che contribuirà alla tua attività.

Steve Mezak è CEO di Accelerance, un'azienda californiana specializzata in aiutare le piccole imprese e le imprese a esternalizzare il lavoro. Parlando a www.businessweek.com, il signor Mezak ha dichiarato: "Assumere un fornitore di outsourcing è come assumere dipendenti […] Pensa al team offshore come il tuo, uno che assumi e gestisci attentamente nel tempo per ottenere risultati eccellenti." Essere severi su chi assumete assicurerà che i soldi utilizzati per esternalizzare il lavoro non andranno sprecati e che il lavoro non sarà migliorato o rifatto da impiegati permanenti che sono occupati a portare a termine le proprie responsabilità. In tal caso, l'outsourcing può essenzialmente aumentare ulteriormente il carico di lavoro.

Per evitare la necessità di modificare e migliorare il lavoro, sii specifico riguardo alle attività che stai assegnando a un dipendente esterno. Il semplice fatto che non siano nell'ambiente di lavoro elimina l'opportunità di discutere idee, requisiti e il lavoro che viene prodotto. Creare un riassunto dettagliato di ciò che ci si aspetta farà risparmiare tempo e denaro e farà in modo che i migliori risultati vengano raggiunti in un arco di tempo efficiente.

Prendere misure per garantire un outsourcing efficace

Assegnare a un dipendente esterno un indirizzo email aziendale è essenziale per mantenere i contatti, delineando aspettative e doveri, oltre ad essere un modo accurato per registrare esattamente chi è responsabile per i compiti - questo sarà particolarmente utile se c'è una controversia o una confusione su cosa ci si aspettava da un dipendente esterno.

Quando qualcuno sta lavorando per la tua azienda, avrà bisogno di accedere ai materiali e alle informazioni pertinenti per portare a termine il lavoro. Ciò include l'accesso e l'uso del sistema IT della tua azienda. Se hai effettuato i necessari controlli in background e ottenuto i riferimenti, dovresti essere in grado di fidarti di un individuo per fornire loro l'accesso a queste informazioni.

Tuttavia, man mano che la forza lavoro cresce, compresi i dipendenti esterni, la fiducia non è più una linea di difesa adeguata per quanto riguarda la sicurezza IT. Sebbene sia necessario, e in effetti fondamentale, che i dipendenti abbiano accesso al materiale pertinente, assicurando di disporre di adeguate restrizioni rimuoverà qualsiasi minaccia che il materiale riservato, incluse le informazioni relative alla base clienti, potrebbe essere utilizzato in modo inappropriato. L'implementazione di una sicurezza IT efficace, disponibile da società come la TSG con sede nel Regno Unito, è un modo efficace per applicare le politiche di sicurezza. Permette di limitare l'accesso a materiale specifico, senza ostacolare l'output di un dipendente, permanente o temporaneo.

Mentre è della massima importanza delineare ciò che ci si aspetta da un individuo quando si è in outsourcing, è altrettanto importante rendere le questioni di pagamento chiare a un dipendente esterno. Man mano che la tua azienda cresce e l'outsourcing diventa una necessità ricorrente per far fronte alla domanda, avere un contratto standard che determina il pagamento e le condizioni di lavoro è un metodo efficace per controllare questo aspetto dell'outsourcing.

Tuttavia, quando si esternalizza su un piccolo scala, formalmente le aspettative e i dettagli di pagamento su cui entrambe le parti concordano, è più che sufficiente. Come tutte le comunicazioni tra un'azienda e dipendenti esterni, questo dovrebbe essere registrato sotto forma di e-mail, in modo che eventuali controversie possano essere risolte rapidamente.

L'outsourcing è destinato a farti risparmiare tempo e fatica, contribuendo al successo e alla crescita del tuo attività commerciale. Tuttavia, dedicare tempo e attenzione alla selezione dei dipendenti responsabili dei compiti delegati e dell'attuazione delle misure necessarie per rimuovere potenziali problemi, garantirà che l'outsourcing è un aiuto, piuttosto che un ostacolo, al raggiungimento della tua attività.