Come preparare la tua attività prima della stagione fiscale |

Le tasse aziendali possono essere difficili per le nuove. In questo articolo, condividerò modi più intelligenti e veloci per registrare le tue spese e tenere traccia delle ricevute e di altri documenti importanti per le tue tasse. Ognuno di questi suggerimenti è facile da implementare e dovrebbe contribuire a rendere il gioco delle tasse un gioco da ragazzi!

Suggerimento n. 1: utilizzare il software di contabilità per tenere traccia delle spese aziendali

Una delle cose su cui molti proprietari di piccole imprese si trovano top of their bookkeeping tutto l'anno. Se non utilizzi un software di contabilità come QuickBooks o Xero, ti stai preparando per l'errore come tempo di imposta.

Sono un CPA e ci credo o no, io uso QuickBooks per fare i miei libri e prepararmi per la stagione delle tasse. Questo lo rende molto più semplice e ti assicura di tenere registri accurati delle tue entrate e spese. Se ti trovi sempre in modalità "catch-up" quando si tratta dei tuoi libri, allora devi investire nel software di contabilità.

Suggerimento n. 2: Usa categorie di spesa nel tuo software di contabilità

Le categorie di spesa sono solo un modo per raggruppare gli acquisti che realizzi per la tua attività. Ad esempio, forniture per ufficio, ristoranti e benzina sono categorie di spesa. Possono aiutarti a monitorare meglio le spese dei venditori anziché impostare ogni singolo fornitore per gli acquisti di tutti i giorni.

Il motivo è che ti consentirà di inserire le spese più velocemente. Ciò ti farà risparmiare tempo e ti consentirà di tenere traccia solo delle informazioni più importanti richieste ai fini fiscali.

Passiamo attraverso uno scenario per vedere come funzionerebbe:

Come proprietario di un'azienda, probabilmente acquisti forniture per ufficio per il tuo business. Spero che tu non sia come un bambino in un negozio di caramelle a guardare tutte le penne e i lucidi taccuini sugli scaffali. Più che probabile, acquisterai solo materiale per ufficio da un negozio di forniture per ufficio come Office Depot o Staples, ma puoi anche acquistare forniture per ufficio da altri luoghi come Costco o Target.

Quando sei pronto per registrare questi acquisti nel tuo software di contabilità, configuralo in questo modo:

• Non crea quattro fornitori in QuickBooks (o l'alternativa QuickBooks) per Office Depot, Staples, Costco e Target.
• Fai configura uno il venditore chiama "acquisti di forniture per ufficio" o "forniture per ufficio" e codifica tutti gli acquisti di forniture per ufficio al fornitore di "forniture per ufficio".

Nella tabella seguente, ho incluso alcuni esempi di acquisti di tutti i giorni che è possibile impostare categorie per invece di venditori.

La maggior parte dei proprietari di affari non devono tenere traccia di quanti soldi spendono con ciascun fornitore che acquistano oggetti di uso quotidiano come forniture per ufficio, benzina e pranzi dei clienti. Che ci crediate o no, l'IRS non richiede di tenere traccia delle vostre spese in questo modo.

Inoltre, i principali rendiconti finanziari che utilizzate per determinare lo stato della vostra attività come il conto economico elencano categorie di spesa come "Forniture per ufficio" e non i venditori specifici che hai acquistato; questo è un altro motivo per cui non è necessario tenere traccia delle spese da parte del venditore.

Sono un istruttore contabile aggiuntivo e insegno anche QuickBooks. Mentre stavo spiegando questo concetto in una delle mie lezioni, una mano si alzò immediatamente. All'inizio pensavo che lo studente avrebbe tentato di mettermi alla prova sul fatto che l'IRS richiedesse effettivamente di tenere traccia delle spese in questo modo: puoi dire che questo accade spesso?

Tuttavia, lo studente si rivelò essere il proprietario in franchising di un ufficio locale H & R Block. Ha sostenuto il mio reclamo al 100 percento. Ha detto alla classe che nella preparazione delle dichiarazioni dei redditi per gli imprenditori, condivide spesso suggerimenti come questo. Ha continuato dicendo che alla fine della giornata se l'IRS vuole quel livello di dettaglio, puoi sempre produrre lo scontrino.

Fortunatamente, ho una soluzione eccellente per te che ti sbarazzare delle ricevute che hai inserito nel vano portaoggetti della tua auto e in quella amata scatola da scarpe, quindi continua a leggere!

Suggerimento n. 3: utilizza i riepiloghi annuali delle carte di credito aziendali

In primo luogo, ogni piccolo imprenditore deve impostare un conto commerciale separato (vale a dire mai utilizzato per le spese personali) in modo da poter identificare facilmente entrate e spese che sono segnalabili e / o deducibili ai fini fiscali.

Se non lo fai, renderà difficile tenere traccia delle spese aziendali legittime che potrebbero essere idonee per detrazioni fiscali rispetto alle spese personali, che non sono.

Se hai sia spese professionali che personali stesso conto bancario, dovrai passare attraverso i tuoi estratti conto bancari e includere solo le spese relative alla tua attività nel tuo software di contabilità. Questo processo manuale di separazione delle spese personali e aziendali è così noioso che prometto che sarai pronto a correre alla banca più vicina per creare un account aziendale per evitare di passare questo prossimo anno fiscale!

Prima che tu lo sai, Il 15 aprile sarà qui. Se il tempo delle tasse aumenta di anno in anno, controlla questi quattro suggerimenti sulla pianificazione fiscale che ogni piccola impresa dovrebbe implementare. Tuttavia, se ti capita di trovarti alle spalle con l'inserimento delle spese nel tuo software di contabilità, un modo per ottenere rapidamente quelle spese inserite è quello di utilizzare il riepilogo annuale che le società delle carte di credito forniscono all'inizio di gennaio.

Questo rapporto è ottimo perché riassume tutti i tuoi acquisti per categoria di spesa. È possibile utilizzare questi numeri per sommare le spese totali per ogni categoria. Di seguito è riportata un'istantanea di come sarà in genere.

Come vedrai, la maggior parte delle categorie sarà simile a quella che hai già impostato nel tuo software di contabilità:

Uno svantaggio nell'usare una frase riassuntiva come questo è che non sarà possibile inserire la data esatta di ciascun acquisto. Nel grande schema delle cose, questo è minore, ma non è qualcosa a cui dovresti prendere l'abitudine. Ricorda, questa è una soluzione a breve termine in modo che tu possa registrare le tue spese, generare rendiconti finanziari e presentare tali imposte in tempo! Se acquisti beni fissi durante l'anno, è importante avere la data di acquisto specifica perché è un componente chiave nel calcolo delle spese di ammortamento che sono deducibili ai fini fiscali.

Suggerimento # 4: Vai senza carta

I'll essere il primo ad ammettere che il concetto di "senza carta" ha sempre suonato bene, ma è stato difficile per me abbracciarlo, all'inizio. Come contabile, sono un grande sostenitore della documentazione. Come si suol dire sul mio dramma legale preferito, Law & Order, "si tratta di ciò che si può dimostrare". Questo sembra essere il motto dell'IRS.

Con la tecnologia di oggi, è molto più facile creare copie elettroniche di ricevute e altri documenti finanziari che era necessario archiviare in un archivio fisico. È ora di sbarazzarsi di quegli schedari polverosi che occupano spazio e migrano verso un sistema di archiviazione elettronica. È molto più facile individuare i documenti archiviati sul computer (o nel cloud) piuttosto che rimescolare le cartelle di file.

Ma come organizzi tutti questi file? Bene, fai grandi domande. Ti consiglio di utilizzare un sistema di cloud storage online come Dropbox. È possibile creare una cartella per l'anno (2017) e quindi una sottocartella per ogni categoria di spesa (ad esempio forniture per ufficio, pasti, carburante). Scarica l'app sul tuo dispositivo mobile in modo che, mentre sei in giro, puoi facilmente scansionare le ricevute, salvarle nella cartella corretta e gettare quella ricevuta cartacea! Niente più ripieni di entrate nel tuo cassetto portaoggetti o nel portafoglio per affrontare più tardi.

Se non sei convinto, puoi iniziare a fare piccoli passi iniziando in un'area, ma ti prometto che una volta implementato il concetto "senza carta", non sarà in grado di sbarazzarsi di questi schedari abbastanza velocemente. Di seguito, trova alcune strategie che è possibile implementare per passare al modello "senza carta":

Scansione ricevute

Scartare le ricevute è uno degli errori più comuni commessi dalle piccole imprese. Non perdere una detrazione fiscale perché ti sei sbarazzato della ricevuta. Sul mercato ci sono diverse app che ti permetteranno di scansionare le ricevute. Neat e Shoeboxed sono entrambe ottime app che si integreranno con un software di contabilità come QuickBooks o Xero in modo da poter eliminare completamente l'immissione di dati!

Scarica fatture dai venditori

Oggi, la maggior parte dei venditori ti offrirà la possibilità di ricevere le tue fatture via email o ti permettono di scaricarli direttamente dal loro sito web. Ti consiglio di smettere di avere le fatture spedite per posta e di iniziare a scaricare le tue bollette. Ciò ti consentirà di risparmiare tempo non dovendone prima eseguire la scansione; puoi facilmente salvare il conto nella tua cartella elettronica o caricarlo nel tuo software di contabilità in un paio di minuti.

Bonus: se usi Xero, hanno una bella funzionalità chiamata file affiancati. Ciò ti consente di caricare le fatture del fornitore nel software in modo da poter avere le informazioni di fronte a te quando sei pronto a scrivere quel controllo.

Ottieni ricevute PDF

Al giorno d'oggi, più rivenditori si stanno allontanando dalla carta ricevute e offrendoti la possibilità di ricevere testo o un'email con la ricevuta allegata. Vi consiglio di andare con la ricevuta via email perché di solito è un documento PDF scaricabile, mentre la ricevuta del messaggio di testo potrebbe non esserlo. Puoi trascinare e rilasciare facilmente una ricevuta PDF in una cartella elettronica in meno di un minuto.

Scarica tutti gli estratti conto bancari o carte di credito

Per la maggior parte di voi che fanno attività bancarie online come me, questo è probabilmente un no- brainer. Tuttavia, se si continuano a ricevere estratti conto bancari o carta, è necessario tagliare il cavo appena possibile. Questa è una di quelle aree in cui puoi ridurre al minimo le tue possibilità di furto d'identità.

Che ci crediate o no, ci sono persone là fuori che rubano l'identità delle persone semplicemente aprendo la loro posta. Non ricevo più documenti con informazioni finanziarie come estratti conto bancari o carte di credito o 401k o altre informazioni sugli investimenti via posta ordinaria.

La riga inferiore

Ci creda o no, il tempo delle tasse può essere davvero un gioco da ragazzi. La chiave per raggiungere questo obiettivo è quella di creare un sistema che funzioni per te e si attenga ad esso. Per iniziare, accantonare un paio d'ore durante la prima settimana di ogni mese per assicurarsi di aver scansionato e archiviato tutte le ricevute e le fatture del mese precedente. Allo stesso tempo, completa il processo di riconciliazione nel tuo software di contabilità per tutti i conti bancari o delle carte di credito per assicurarti che i saldi bancari o della carta di credito e i tuoi libri corrispondano.

Assicurati di inserirlo nel tuo calendario come una "riunione periodica" con i tuoi libri. "Prova a scegliere un giorno di lavoro generalmente leggero e uno che tendi ad essere di buon umore (ad esempio un venerdì o un sabato mattina). Se sei disposto a svolgere il lavoro durante tutto l'anno, la follia del 15 aprile diventerà una cosa del passato.

Per ulteriori informazioni sulla preparazione per le stagioni fiscali, assicurati di controllare 4 cose che ogni piccola impresa dovrebbe sapere Informazioni sulle tasse.