Un modo sorprendente per evitare un audit

As is the caso con molte piccole imprese, i proprietari spesso non prendono uno stipendio, ma sostengono spese. Frequento molti incontri ed eventi che riguardano la mia attività e sono in grado di farmi pagare per il mio chilometraggio. Il mio contabile tiene conto del chilometraggio totale alla fine dell'anno e qualsiasi GST / HST dovuto viene aggiunto al successivo periodo di reporting GST / HST. Questa è una pratica standard per molte piccole imprese.

Dovrebbe essere una pratica standard fino a quando il telefono squilla e tutto cambia.

Quando il telefono squillò verso metà dell'anno scorso, vidi che era in arrivo la Revenue Canada. Pensieri iniziali - "cosa non ho fatto ora?" Questo non era il mio primo audit. Sono stato audito dalla stessa persona due volte prima. Sfortunatamente, non era la stessa persona che chiamava la terza volta.

La persona dall'altra parte si presentò e mi consigliò che il mio account era stato selezionato per una recensione GST / HST. Accidenti, scommetto che vorresti essere così fortunato! Non ero preoccupato come avevo fatto prima. Non dovrei ottenere punti bonus perché succedano di nuovo?

L'auditor era nuovo e stava andando vicino al libro. Tutti vogliono impressionare qualcuno, giusto? Stava chiedendo cose che avevo precedentemente fornito. Alla domanda se avesse guardato la storia della mia compagnia, mi ha detto di no, non l'aveva fatto. Certo, chi vuole discutere con Revenue Canada? Punteggio 1 per Revenue Canada, 0 per Business Launch Solutions.

Mi è stato chiesto di fornire le seguenti informazioni a Revenue Canada entro 14 giorni:

• Un elenco dettagliato dei crediti d'imposta richiesti per il periodo, compresa la data, fornitore, descrizione, importo della fattura e importo di GST / HST pagati
• Copie delle 5 maggiori fatture dall'elenco dettagliato delle ITC per il periodo
• Una descrizione dettagliata della mia attività commerciale
• Prova di attività promozionale aziendale fuori della città
• Un business plan comprendente vendite previste; e
• Registro di un veicolo a motore

Le informazioni sono state inviate entro 14 giorni. Immagino che mi siano davvero piaciuti perché hanno richiesto ulteriori informazioni un mese dopo, senza una spiegazione del perché. Questa volta volevano copie delle 5 fatture più importanti per i precedenti periodi di segnalazione. Ancora una volta, 14 giorni per consegnare.

Potresti non pensare che sia un grosso problema prendere le cinque fatture più grandi e inviarle. Non lo è, a condizione che le fatture non siano state inserite sulla carta di credito. Uso la mia carta di credito per la maggior parte degli acquisti in quanto mi dà più tempo per pagare per qualsiasi cosa abbia acquistato. L'estratto conto della tua carta di credito è considerato come una fattura, che è, ma Revenue Canada ha bisogno di una copia di ogni acquisto incluso in quella dichiarazione, con le tasse mostrate separatamente. Poi passerai alle restanti quattro fatture per ogni mese.

Quindi chiedi, qual è il problema? Il tempo è un grosso problema. Il tempo è l'unica cosa che le piccole imprese non hanno. Siamo tesi al limite così com'è. Cercare informazioni, scansionare o fotocopiare le fatture e mettere insieme un pacco per inviare a Revenue Canada richiede tempo. La lettera di Revenue Canada ti ricorda che hai 14 giorni per inviare le informazioni per gli ITC che hai richiesto. La mancata fornitura delle informazioni richieste potrebbe comportare la riduzione degli ITC richiesti a NIL. Ciò che la lettera non dice e puoi solo supporre, è che se non rispondi sei più che probabile sul loro radar per il prossimo futuro.

Informazioni inviate - ora lasciami tornare al lavoro. Non! Un'altra chiamata che richiede ulteriori informazioni: fornire le cinque fatture più importanti per i periodi di segnalazione precedenti. A questo punto ero pronto per iniziare a urlare - ma naturalmente, non puoi farlo.

Finalmente, ho ricevuto una rettifica di revisione. Ricorda che il motivo dell'audit era dovuto al chilometraggio. A malincuore hanno permesso il chilometraggio ma hanno avvisato che non lo avrei più avuto. Un paio di discrepanze non erano permesse e non valeva la pena di discutere. Ma uno valeva una chiamata. Hanno respinto il riscaldamento e le tasse sulla proprietà in quanto non avevo fornito la documentazione. Ero seccato perché non mi era stato chiesto di fornire la documentazione.

Ciò che ho appreso da questo audit è che molto è lasciato alla discrezione dell'auditor quindi potrebbero essere alcuni punti muti, ma meglio informati come non.

• Sorpresa - se paghi te stesso, potresti essere in grado di evitare un controllo . Secondo Revenue Canada, a meno che tu non stia prendendo uno stipendio non sei autorizzato a richiedere il chilometraggio. Il mio contabile ha dichiarato la sua pratica comune per richiedere il chilometraggio a fine anno. È dovuto all'azionista dell'azienda. Arrivò addirittura a mandare una lettera al dipartimento delle decisioni GST / HST per ottenere chiarimenti. Cha Ching! Per farla breve, è stato avvisato che il chilometraggio dovrebbe essere pagabile, tuttavia, non lo metterebbero per iscritto.
• Una ricevuta del registratore di cassa non è accettabile per acquisti superiori a $ 150,00 . Mi è stato consigliato di ottenere una "ricevuta ufficiale" dal negozio da cui ho acquistato l'oggetto. Di recente ho parlato con un manager in un negozio Staples e non poteva credere a quello che ho chiesto. Le ricevute del registratore di cassa sono le uniche ricevute fornite nei punti vendita.
• Le entrate in Canada suggeriscono di fare copie di tutte le fatture e di averle pronte in caso di revisione. Ciò ti consente di cercarli in un secondo momento.
• Verifica che tutte le ricevute includano la GST / HST come voce separata . In caso contrario, torna al venditore e richiedi uno schema dettagliato comprensivo di imposta o non inviarlo come parte del tuo reso.
• Non aver paura dell'auditor, fai domande . Ho scoperto dopo il fatto che l'auditor era uno studente di co-op che se ne andò prima che il caso fosse completato. Mi sono reso conto di questo quando ho provato a contattarla. Capisco che c'è un posto per gli studenti delle cooperative, ma sento anche che avrebbe dovuto identificarsi come se fosse una. Ho terminato l'audit con il suo manager che mi ha dato uno dei crediti che non erano stati accettati. Tuttavia, le sue parole di separazione erano, consideratevi fortunati, vi abbiamo dato il credito per chilometraggio in quanto non lo otterrete in futuro.

L'unica cosa positiva che ne è venuta fuori - ora sto prendendo uno stipendio!