Proprietari di piccole imprese, inizia a monitorare le tue metriche finanziarie

Piet Mondrian

Sommario:

Un semplice inizio point
Perché gestirle in base alle metriche?
Tieni traccia delle cose che ti permetteranno di agire
Come facilmente tenere traccia delle metriche finanziarie chiave:
Altre risorse che potresti trovare utili includono:
Quali metriche tracciate?

Il contenuto di questo articolo si basa su un'intervista condotta nell'ottobre 2014 con Sabrina Parsons, CEO di Palo Alto Software.

Per molti proprietari di piccole imprese, specialmente quelli che si sono rivolti una passione o un hobby in una metrica di tracciamento del business e numeri è un lavoro ingrato.

Se non sei un contabile e non hai un background nel mondo degli affari, o una naturale affinità per i numeri, potresti trovarti a fare business "al volo, e forse ignorando quei" numeri orribili "fino a quando arriva il momento di presentare le tasse.

Anche se questo potrebbe essere l'approccio migliore per farti funzionare velocemente, è anche un approccio che, nel lungo termine, potrebbe essere dannoso per la crescita e persino la sopravvivenza della tua impresa .

Secondo uno studio della Small Business Association, il 28% delle aziende fallisce a causa di problemi con la struttura finanziaria dell'azienda, incluso tenere registri contabili scadenti.

Se non ti stai tenendo aggiornato I record del denaro che fluisce dentro e fuori dalla tua attività, potresti trovarti nei guai.

Un quadro chiaro di come va la tua attività e di cosa dovresti tenere traccia ogni giorno non solo ti aiuterà a dormire meglio di notte, ma ti aiuterà a prendere un approccio proattivo piuttosto che reattivo alla gestione della tua attività, in definitiva significa che hai più tempo per risolvere i problemi prima che le cose vadano male e, naturalmente, più tempo per pianificare il successo.

Un semplice inizio point

Le metriche finanziarie più semplici sono le più importanti da tenere sotto controllo.

Sabrina Parsons, CEO di Palo Alto Software, raccomanda che prima di ogni altra cosa, dovresti metterti a tuo agio con le tue metriche finanziarie chiave. Questo includerà aspetti come le metriche del flusso di cassa e varie metriche del rendiconto finanziario.

Alcune domande che potresti prendere l'abitudine di chiedere:

Quanti soldi guadagni in un giorno? Una settimana? Un mese?
Ci sono giorni della settimana in cui fai di più?
Riesci a capire il tuo punto di pareggio in modo da poterti concedere un obiettivo di entrate giornaliere?

L'idea qui è, in definitiva, diventare così Conoscendo i numeri, quel giorno o di settimana in settimana, sei in grado di dire "Oh, ho bisogno di guadagnare $ 1.000 in più questa settimana. Cosa posso fare? Posso comunque convincere i clienti a pagare le fatture più velocemente? "

Perché gestirle in base alle metriche?

Il motivo per cui, a Palo Alto Software, attribuisce molta importanza al rilevamento dei numeri aziendali, è che rende il processo decisionale è molto più semplice.

Questi dati dovrebbero aiutarti a capire cose come le entrate che devi fare ogni giorno, quando tenere le tue vendite e se devi implementare o meno un canone per i clienti chi impiega troppo tempo a pagare le fatture.

Per lo meno, ogni imprenditore dovrebbe avere una buona padronanza delle proprie metriche finanziarie principali, inclusi il flusso di cassa, il punto di pareggio e il denaro in cassa, così come altre metriche di base come giorni per essere pagati, spese e così via.

Queste sono alcune delle metriche finanziarie che potresti voler iniziare a familiarizzare con:

Una schermata di una porzione di Dashboard, la dashboard di gestione aziendale inclusa in LivePlan.

Tuttavia, Sabrina avverte le aziende che l'idea non è tracciare tutto:

" Non vuoi la paralisi dell'analisi o impazzire le metriche. Devi tenere presente che non puoi gestire un centinaio di metriche diverse. Pertanto, è necessario tenere d'occhio i più importanti, i finanziari, e una volta diventato più sofisticato, passare a parametri aggiuntivi come le metriche di email marketing: percentuale di clic, tasso di apertura, annullamento dell'iscrizione e così via.

Quindi puoi passare a ciò che ti aiuta a capire cosa stanno facendo i tuoi clienti: metriche relative a clienti nuovi e ripetuti, metriche relative a ciò che ti costa acquistare un cliente o servire un cliente corrente, metriche relative ai dati del tuo carrello della spesa. "

Solo quando inizi a superare i KPI finanziari (Key Performance Indicators).

Sabrina suggerisce di tracciare e affrontare questi parametri finanziari per 3-6 mesi prima di aggiungerne altri. Inoltre, quando aggiungi metriche aggiuntive, fai molta attenzione a sceglierne solo alcune alla volta. Inizia con quelli che possono dare più valore al business.

Tieni traccia delle cose che ti permetteranno di agire

Parte del motivo per cui molti imprenditori non tengono traccia delle loro metriche, è che non lo fanno " Comprendere come questi numeri possano aiutarli.

Ecco perché raccomandiamo di iniziare con le metriche finanziarie di base. Ciò ti aiuterà a capire come agire in base a ciò che i numeri ti dicono.

Ad esempio, se invii fatture, riesci a vedere quali sono i giorni reali per essere pagato, quindi confrontandoli con i benchmark del settore, dovrebbe darti un'idea di se sei o meno sulla buona strada. E, se non lo sei, puoi anche agire in base a queste informazioni. Forse puoi iniziare a chiamare e richiedere che i clienti effettuino un pagamento, oppure puoi implementare una commissione per il pagamento tardivo.

Praticamente tutti possono agire su metriche come il flusso di cassa o il punto di pareggio.

Se non lo fai Capisci qualcosa di semplice come il flusso di cassa, potresti trovarti in un mondo di dolore.

Sabrina afferma che "il 60% delle piccole imprese che falliscono sono in realtà redditizie. Hanno semplicemente finito i soldi. Non potevano pagare i loro conti. E aneddoticamente, nove volte su 10, quando un business chiude le porte, hanno finito i soldi. Se avessero contanti, potrebbero aver cambiato qualcosa. "

Le aziende di servizi hanno questo problema perché non stanno prendendo denaro immediatamente. Invece, stanno fatturando e aspettando il pagamento. Capire come questo ritardo influisce su di te è la chiave. Se non lo fai, potrebbe metterti fuori mercato, specialmente se devi pagare i lavoratori e don '

Tenendo d'occhio la metrica del flusso di cassa (conti da pagare) ti darò un numero che puoi capire e quindi confrontare con altre aziende nel tuo settore per vedere dove ti trovi.

Come facilmente tenere traccia delle metriche finanziarie chiave:

1. Utilizza una soluzione di contabilità

Se non stai già utilizzando una soluzione di contabilità, questo è un buon punto di partenza, se non altro per essere sicuro di essere in cima ai dati necessari per presentare le tasse.

Troppe persone o non tengono traccia dei propri numeri o fanno affidamento su Word o Excel per farlo, il che significa che ogni volta che vogliono vedere cosa sta succedendo nella loro attività, devono eseguire un report manuale o passare il tempo a creare un nuovo grafico o grafico.

Qui è dove una soluzione di contabilità rende le cose più facili. E, naturalmente, se qualcosa è più semplice, è molto più probabile che tu continui a farlo.

Se sei un'azienda di servizi e stai solo fatturando clienti, potresti provare qualcosa come Freshbooks. In caso contrario, se gestisci un'attività più complicata, Xero o Quickbooks Online sono dei buoni punti di partenza.

2. Utilizza un dashboard di gestione aziendale

Una volta che hai l'abitudine di tracciare i numeri finanziari chiave della tua azienda (o anche di abituarti a farlo), puoi passare a utilizzare un LivePlan simile a uno strumento, che

Una differenza fondamentale tra il software di contabilità e LivePlan è che quest'ultimo fornisce una panoramica ampia e immediata di come stanno andando le cose.

In una soluzione di contabilità, ogni rapporto deve essere eseguito separatamente e può solo confrontare tra due periodi. Per esempio, luglio-settembre rispetto ai dati previsti, o luglio-settembre rispetto all'anno precedente.

E, nel software di contabilità, spesso si arriva a confrontare "i numeri" oi dati tabulati. Se si desidera un grafico, è necessario esportarlo per eccellere.

In confronto, LivePlan ha una dashboard che visualizza immediatamente 14 report e che consente anche di eseguire il drill down in qualsiasi numero e visualizzare un report che può confrontare più periodi di tempo. Ad esempio, gli utili correnti rispetto ai guadagni dell'anno precedente rispetto ai guadagni previsti - tutti in una tabella.

Una schermata di analisi delle entrate come mostrato nella dashboard di LivePlan.

Più di questo, questi report possono essere trasformati in immagini, quindi, se non sei una "persona numero", o se ti piace vedere le immagini del tuo le tendenze del business, è possibile rivedere il report come grafico o come grafico.

Sabrina Parsons: "Molte persone hanno paura dei numeri, quindi questi elementi visivi sono importanti."

Oltre a consentire solo il confronto tra un paio di periodi, parte del problema con l'utilizzo di un software di contabilità è che devi sapere cosa è importante.

Con software come LivePlan, non devi scegliere una particolare metrica. Visualizza automaticamente tutti i numeri che è necessario vedere sulla dashboard per poter ottenere una rapida panoramica di come sta andando la tua attività. Se vuoi entrare nel dettaglio, puoi cliccare su uno qualsiasi dei grafici. E, per ulteriori dettagli, se hai collegato LivePlan al tuo software di contabilità, puoi entrare in quello per trovare esattamente i numeri che ti mostrano perché le entrate sono in aumento o in diminuzione.

Il punto qui non è di venderti su qualsiasi cosa, ma per farti vedere che se rendi il monitoraggio delle tue metriche finanziarie chiave il più semplice possibile, sarai in grado di prendere decisioni rapide e informate e adottare un approccio proattivo alla gestione della tua attività.

Il messaggio da asporto di Sabrina a tutti i proprietari di attività commerciali: "Più tracciati, più tracciati. Più vedi i dati e ti rendi conto di quanto sia utile quando arriva il momento di prendere decisioni, più sarà facile prendere decisioni. Iniziare è la parte difficile. "