7 suggerimenti per una fatturazione efficace

Come proprietario di una piccola azienda, probabilmente ami quello che fai e potresti anche dire che lo faresti gratuitamente se potessi. Ma alla fine della giornata, hai bisogno di flusso di cassa per mantenere la tua attività in esecuzione.

Un fattura è una fattura inviata ai clienti per beni o servizi che hai fornito. Descrive ciò che è stato venduto, quanto il cliente deve, quando e come il cliente deve pagare. Le grandi aziende hanno ragionieri dedicati per fare la loro fatturazione, ma la maggior parte dei proprietari di piccole imprese devono farlo da soli. E la piccola impresa media sta aspettando più di $ 5000 in pagamenti scaduti in un dato mese, secondo un sondaggio Intuit di 1.000 proprietari americani di piccole imprese.

Investmentmatome ha parlato con i contabili e i professionisti della fatturazione su come gli imprenditori possono preparare fatture in modo più efficiente e essere pagati più velocemente.

1. Automatizzare il processo

Se non lo hai già fatto, configura il software per automatizzare le fatture. La maggior parte delle piattaforme contabili come QuickBooks, Xero, FreshBooks e Wave Accounting includono funzionalità di fatturazione, oppure è possibile sottoscrivere un servizio di sola fattura come Bill.com, Hiveage e Billbook.

"È tempo di migrare da Excel e PDF alle applicazioni di fatturazione cloud", afferma l'amministratore delegato di Billbooks, Sagar Kogekar, in una e-mail a Investmentmatome. "Ci sono un sacco di software là fuori e risparmierai tempo e denaro se ne sceglierai uno".

Circa il 70% delle piccole imprese utilizza il software di fatturazione, secondo un'indagine del 2015 di oltre 200 piccoli imprenditori di Concur, una società Bellevue, Washington, che fornisce servizi di fatturazione automatizzata e prodotti di gestione delle spese alle aziende.

L'uso del software di fatturazione riduce gli errori e consente di risparmiare denaro. Le aziende che automatizzano i loro processi di fatturazione riducono i costi di fatturazione dal 40% al 70%, secondo un rapporto del 2012 di Ardent Partners, una società di Boston che ricerca la gestione delle forniture. L'automazione rende inoltre più rapida la fatturazione, consentendo agli imprenditori di concentrarsi sulla gestione della propria attività.

"Possono passare il loro tempo prezioso indossando il loro cappello CFO invece del loro cappello per l'inserimento manuale dei dati", ha detto a Investmentmatome la direttrice della direzione dei prodotti Concur, Jessica Staley.

2. Invia citazioni scritte

Se possibile, gestisci le aspettative dei tuoi clienti inviando loro un preventivo scritto prima di consegnare il prodotto o il servizio che stai offrendo. Una citazione dovrebbe includere il costo stimato del lavoro e come si accettano i pagamenti, sia con contanti, carta di credito, assegno o online. Assicurati che il cliente accetti i tuoi termini per iscritto prima di accettare l'ordine.

"Sono un grande fan della documentazione di tutto", afferma Sara Rosenfeld, product marketing manager di Wave Accounting.

3. Impostare i termini di pagamento breve

Quando si invia una fattura al cliente, specificare l'intervallo di tempo per il pagamento. Lo standard è in genere 30 giorni o meno, ma è possibile scegliere qualsiasi quantità di tempo.

Il debitore medio paga due settimane in ritardo, secondo un'analisi Xero di oltre 12 milioni di fatture. Gli esperti di Xero consigliano di impostare i termini di pagamento a 13 giorni o meno se si desidera essere pagati realisticamente entro 30 giorni. La fatturazione online rende i pagamenti più facili per i clienti, afferma Amy Vetter, responsabile contabilità di Xero, USA.

"Le persone sono abituate a pagare per le cose online e non necessariamente in attesa di tagliare l'assegno di venerdì", ha detto Vetter a Investmentmatome. "È molto più accettabile impostare quei tipi di termini di pagamento [abbreviati] con i clienti."

4. Creare un sistema di numerazione

La numerazione delle fatture ti aiuterà a tenere traccia dei pagamenti in entrata a fini fiscali. È possibile utilizzare lettere, numeri o una combinazione di entrambi per contrassegnare ciascuna fattura. Scegli un sistema che funzioni per te, ma gli esperti di fatturazione consigliano di non utilizzare "001" come prima fattura. Partire con un numero più alto aiuterà i tuoi clienti a vederti come un esperto affermato, anche se sei un nuovo business.

"Inizia con 0053, solo per essere un po 'più professionale", dice Faraz Shafaghi, direttore del marketing di prodotto e del coinvolgimento dei clienti presso FreshBooks.

5. Usa un linguaggio educato

Anche se può sembrare lieve, usare frasi come "per favore paga entro (data)" e "grazie per il tuo business" sulle fatture aumenterà le tue possibilità di essere pagato, dice Shafaghi. È inoltre possibile inviare note di ringraziamento o e-mail ai clienti che pagano in tempo o in anticipo.

"Ricorda ai tuoi clienti altri prodotti e servizi che offri e che ti piacerebbe servirli di nuovo", afferma Mike Savory, direttore di gestione prodotti di Sage North America, una società di software di contabilità.

6. Invia subito le fatture

Una volta completato un servizio o spedito la merce a un cliente, invia immediatamente una fattura. Ciò ti aiuterà a rimanere in cima alla mente del cliente e a impostare un precedente per la tempestività.

Se possibile, consentire ai clienti di pagare sul posto con un sistema di pagamento mobile come Apple Pay o Square. Alcuni sistemi di fatturazione, tra cui Wave, Flint Mobile e QuickBooks, consentono anche ai titolari di attività commerciali di accettare pagamenti mobili.

7. Follow-up

Se non si viene pagati immediatamente, inviare promemoria ai clienti circa le scadenze di pagamento. È opportuno inviare promemoria una settimana prima del pagamento, il giorno in cui è dovuto e ogni settimana dopo il ritardo, dice Rosenfeld, di Wave Accounting.Per articoli di grandi dimensioni, come un ordine di $ 5,000, è accettabile inviare promemoria più frequenti.

Se sei preoccupato di essere invadente con troppe email di follow-up, Rosenfeld suggerisce di utilizzare il tuo software di fatturazione per impostare avvisi di pagamento automatizzati ai clienti.

"Non preoccuparti che l'invio di promemoria o il conseguente seguito su fatture non pagate sia considerato maleducato o una violazione di una relazione che hai formato con un cliente", afferma Savory, di Sage North America. "Stai gestendo un'impresa, e la necessità di un pagamento rapido e completo dovrebbe essere una sorpresa per nessuno."

Per ulteriori informazioni sull'avvio e la gestione di una piccola azienda, visita la nostra Guida alle piccole aziende del sito.

Teddy Nykiel è uno scrittore di personale che si occupa di finanza personale per Investmentmatome. Seguila su Twitter @teddynykiel e via Google+.

Immagine tramite iStock