Gestione del rischio per il non profit: 10 modi per mitigare le frodi

Il non profit può avere il cuore nel posto giusto, ma, come qualsiasi organizzazione che esegue transazioni monetarie, il rischio di frodi è sempre presente. Kelly and Owns, LLC ha stimato $ 84 miliardi di frodi domestiche nel 2008, la causa più comunemente citata è la mancanza di controlli interni. Dalle chiese alle organizzazioni caritative, le organizzazioni non profit devono prendere le dovute precauzioni per proteggersi da individui corrotti e da una gestione mendace. Abbiamo delineato 10 tecniche per ridurre il rischio di attività fraudolenta tra organizzazioni non profit. Sebbene questo articolo fornisca una solida introduzione alla mitigazione delle frodi, ti invitiamo a investire una notevole quantità di tempo nella ricerca di questo aspetto cruciale del settore non profit.

1. Dare un esempio

Una delle tecniche più semplici che la gestione può impiegare sta chiarendo i principi etici dell'organizzazione. Questo può essere fatto in due modi: direttamente e indirettamente. Affrontare direttamente il problema incorporando la mitigazione della frode nella formazione dei dipendenti. Mettere in chiaro che un simile comportamento sarà strettamente monitorato, i perpetratori perseguiti nella misura massima consentita dalla legge. Rafforzare indirettamente questo messaggio attraverso un esempio gestionale. I leader dell'organizzazione dovrebbero costantemente dimostrare onestà e vigilanza nel rilevare e disciplinare comportamenti inaccettabili. Non trasformare la tua organizzazione in un regime paranoico e accusatorio, ma lascia che dipendenti e volontari sappiano, fermamente e gentilmente, che siano osservati.

2. Dividi e conquista

C'è sicurezza nei numeri. Mentre questo adagio suggerisce normalmente la protezione contro forze esterne ostili, è ugualmente applicabile per individuare minacce dall'interno. Questa è una linea guida generale essenziale da tenere a mente quando si impostano i controlli a tutti i livelli dell'organizzazione. Dividere le attività in modo tale che il denaro debba essere gestito e monitorato da più persone. Una singola persona che agisce da sola ha meno probabilità di tentare una frode quando altri sono coinvolti in una transazione. Ad esempio, dopo un evento di raccolta fondi, sarebbe una cattiva pratica assegnare una singola persona al conteggio, alla registrazione e al deposito di donazioni in denaro.

3. Fortifica il tuo conto in banca

Il denaro in banca non può essere custodito come dovrebbe. Limitare severamente l'accesso ai fondi adottando un paio di semplici precauzioni. Prima di tutto, non utilizzare una carta di debito. Le protezioni di debito sono limitate e il denaro mancante può essere difficile da recuperare. E in secondo luogo, imposta il tuo account per vietare prelievi di contanti. Il denaro contante è una sostanza scivolosa. I prelievi dovrebbero avvenire sotto forma di assegni intestati al contabile. Questo aggiunge un ulteriore passaggio, rendendo i prelievi più facili da tracciare e controllare.

4. Contabilità meticolosa

Ogni organizzazione ha bisogno di un sistema contabile accuratamente e accuratamente documentato. Questo è forse il modo più semplice per rilevare attività sospette. Creare un sistema efficace significa semplicemente registrare tutto. Standardizza un mezzo per scrivere ogni transazione monetaria, non importa quanto piccola. Registra chi fa cosa e quando. Nell'esempio delle donazioni per la raccolta di fondi, tieni traccia di chi raccoglie i soldi, chi conta i soldi, chi ri conta il denaro, chi deposita i soldi e così via. Impostare tracce chiare di carta facili da seguire fino alla fonte. A seconda della portata della tua operazione, potrebbe non essere una cattiva idea assumere un esperto di contabilità senza scopo di lucro.

5. Utilizzo di una carta di credito

Probabilmente la tua organizzazione trarrà vantaggio dall'uso di una carta di credito aziendale. Contanti e assegni non sono sempre pratici, e, come accennato prima, le carte di debito non sono una buona idea. Il credito ha una protezione migliore e non esaurirà i fondi in caso di frode. La chiave nell'utilizzo di una carta di credito è conservare le ricevute. Per ogni acquisto, assicurarsi di procurarsi, documentare e presentare una ricevuta. Alla fine di ogni periodo di fatturazione, ricontrolla le ricevute e assicurati che le spese totali si sommino all'importo indicato nell'estratto conto.

6. Dipendenti di screening

Assemblare un team affidabile è ovvio. Ciò comporterà l'esecuzione di verifiche di background sui potenziali assunti. Scopri in anticipo se il richiedente ha una storia di cattiva condotta. Fare così può salvarti un mondo di guai. Inoltre, richiedi riferimenti e in effetti contattali. Se alcune fonti affidabili possono garantire per il richiedente, questo è un ottimo inizio. Usa il tempo di colloquio per affrontare i problemi di frode. È possibile ottenere una lettura del personaggio del richiedente attraverso una semplice conversazione. Camminale attraverso scenari ipotetici riguardanti la frode. Questo ti informerà del processo di pensiero del candidato insieme all'invio del messaggio che la tua organizzazione prende sul serio tali questioni.

7. Imposta un budget

Non puoi ottenere molto più di base di questo. Impostare un budget e attenersi ad esso. Questo è un modo per sapere dove andranno i tuoi soldi prima che vada effettivamente lì. Creando aspettative, puoi vedere dove dovrebbero andare i tuoi soldi e confrontarli con la realtà della situazione. Il bilancio aiuterà a prevenire spese eccessive. Saprai quanti soldi dovrebbero essere dedicati a ciascuna categoria e sarai in grado di riconoscere meglio le discrepanze. È probabile che dovrai adeguare il budget con il passare del tempo. Va bene. Ma indipendentemente dalla prevedibilità delle attività future, procedere sempre con un budget basato sulle migliori stime.

8. Audits

Audit a sorpresa periodici contribuiranno a verificare le finanze dell'organizzazione. Anche se non sono eseguiti al solo scopo di rilevare la frode, gli audit sono fondamentali per la revisione del flusso di denaro.Non tutte le organizzazioni saranno in grado di permettersi un audit. In tal caso, assumere una parte esterna alternativa per rivedere le informazioni contabili e la cronologia delle transazioni. Una parte esterna può agire come una seconda serie di occhi tanto necessaria e aiutare a individuare le sviste. Oltre a rilevare effettivamente le frodi, tali revisioni raddoppiano le misure preventive, consentendo ai dipendenti di sapere che l'organizzazione sta attivamente monitorando i passi falsi.

9. Firme sui controlli

Richiedere due firme per gli assegni scritti nel nome dell'organizzazione assicurerà che almeno due persone abbiano esaminato e approvato la transazione. Di nuovo, questo torna a dividere la manodopera e aumentare il numero di persone necessarie per completare una transazione. Se a una persona è permesso di scrivere assegni senza supervisione, la porta alla frode è spalancata. I controlli in bianco dovrebbero essere evitati quando possibile.

10. Soldi meschini

La riduzione delle frodi si verifica a tutti i livelli delle finanze della non profit. La maggior parte delle organizzazioni mantiene un'offerta di contante per transazioni piccole, spesso imprevedibili. Non commettere l'errore di perdere traccia di come vengono spesi i piccoli soldi. Sì, di solito è inteso per miscellanea, ma, dato che si presenta sotto forma di banconote da un dollaro, è facile abusare di piccoli soldi. Trattenete le ricevute e tenete una registrazione accurata delle spese. Un attento controllo delle piccole transazioni dissuaderà le frodi a livelli più elevati e più dannosi.