Come impostare il libro paga come nuovo datore di lavoro |

Quando sei proprietario di un'azienda, sei responsabile dell'assunzione di dipendenti. I dipendenti di prim'ordine possono aiutarti a semplificare i processi aziendali, aggiungere idee innovative e far crescere la tua attività. Prima di iniziare a preoccuparti di una strategia di sourcing candidato o di assumere il tuo primo dipendente, è necessario avere un po 'di comprensione del libro paga.

La maggior parte dei titolari di aziende sono esperti nel proprio settore, non nel libro paga. L'impostazione e l'esecuzione del libro paga potrebbero sembrare schiaccianti, ma una volta che avrai più mani per gestire la tua attività, ne varrà la pena.

Continua a leggere per imparare le responsabilità del tuo datore di lavoro, come impostare il libro paga e trattenere le tasse dal dipendente salari. Noi di Patriot Software siamo esperti del libro paga, quindi dai un'occhiata ai link di questo articolo per maggiori informazioni dettagliate su di noi sui vari aspetti della creazione del tuo libro paga.

Vedi anche: È tempo di assumere un impiegato?

Come impostare il libro paga

Se si desidera assumere dipendenti nella propria azienda, è necessario prima impostare il libro paga. Per eseguire il libro paga, dovrai stabilire un sistema; vuoi fare il libro paga a mano, usare il software, o assumere un contabile?

Mantenere i tuoi documenti aziendali organizzati renderà la creazione di buste paga un processo più agevole. Per impostare la busta paga per la tua azienda, hai bisogno di un po 'di informazioni sulla tua azienda e sui nuovi dipendenti.

Informazioni commerciali

Per impostare il libro paga, devi disporre di alcuni numeri di identificazione. Devi richiedere un EIN (abbreviazione di Employer Identification Number), che puoi ottenere dall'IRS. L'EIN è un numero a nove cifre che identifica la tua attività. Ne avrai bisogno quando segnalerai le tasse o invierai al governo le informazioni relative alle tasse.

Per pagare le tasse federali, puoi impostare un conto elettronico del sistema di pagamento delle tasse federali (EFTPS). In questo modo, puoi effettuare pagamenti sicuri online o per telefono.

Devi anche registrarti al dipartimento del lavoro del tuo stato. Avrai bisogno di un nuovo account di report di assunzione per segnalare nuovi dipendenti allo stato. A seconda della sede della tua attività, potresti anche aver bisogno di numeri di identificazione statali e / o locali. E, non dimenticare di ottenere l'assicurazione sulla compensazione dei lavoratori.

Informazioni sui dipendenti

Per impostare il libro paga, devi avere informazioni per ogni nuovo dipendente, incluso nome, indirizzo e numero di previdenza sociale. Avrai anche bisogno di informazioni fiscali, come il loro stato di archiviazione e dettagli sulle attuali deduzioni e contributi.

I nuovi dipendenti devono compilare il modulo W-4 (noto anche come foglio di lavoro per le indennità personali) da impostare nel sistema di gestione stipendi. Il modulo W-4 ti aiuta a determinare quanto l'imposta federale sul reddito deve essere trattenuta dal salario di ciascun dipendente.

I dipendenti dovranno anche compilare il modulo I-9 al momento dell'assunzione, ma questo modulo non influisce sul libro paga. Tuttavia, conferma l'idoneità di un dipendente a lavorare negli Stati Uniti, quindi è importante per l'assunzione. Alcuni stati richiedono anche E-Verify, un sistema che puoi utilizzare per garantire che i dipendenti siano autorizzati a lavorare negli Stati Uniti.

Informazioni di pagamento

Non dimenticare una delle parti più importanti della creazione di retribuzioni salariali e frequenza. Il dipendente riceverà retribuzioni orarie o uno stipendio? E quanto spesso pagherai loro (settimanalmente, bisettimanale, mensilmente)? ​​

Avrai bisogno di un sistema di gestione delle presenze per tenere traccia delle ore dei dipendenti, degli straordinari e dei permessi retribuiti. E, devi sapere se i tuoi dipendenti sono esenti o non esenti. Se il dipendente si qualifica per lo stato di esenzione, non li paghi gli straordinari. Per saperne di più, consulta il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Mantenere le informazioni sul libro paga organizzate per essere efficienti e conformi ai requisiti di legge.

Per eseguire le buste paga, è necessario sapere come si pianifica di pagare i dipendenti. Puoi scegliere tra diversi tipi di pagamento, tra cui assegni, deposito diretto, carte paghe e persino contanti. Se paghi tramite deposito diretto, raccogli le informazioni bancarie dai tuoi nuovi assunti.

Vedi anche: Come assumere il tuo primo dipendente

Come gestire le tasse

Al fine di rispettare l'IRS quando si esegue il libro paga, è necessario acquisire familiarità con la ritenuta fiscale sulle buste paga. Ogni periodo di paga, dovrai trattenere le tasse dalla retribuzione lorda di ogni dipendente.

Anche se potrebbe sembrare intimidatorio, gestire le tasse è più facile quando conosci i tipi di tasse che devi trattenere. E devi anche sapere cosa fare con i soldi dopo averlo trattenuto.

Quali tasse devi trattenere?

Come imprenditore, ti viene richiesto di trattenere le tasse dai salari dei dipendenti. Rifiuta la tassa federale sul reddito, l'imposta sul reddito statale e locale (se applicabile) e l'imposta FICA.

Imposta sul reddito federale

È necessario trattenere l'imposta federale sul reddito in base al numero di quote che un dipendente rivendica sul modulo W-4.

La Pubblicazione 15 dell'IRS è una grande risorsa se decidi di imparare a fare il libro paga manualmente. Puoi scegliere una delle due tabelle di ritenuta d'imposta sul reddito per aiutarti a calcolare l'ammontare da trattenere: il metodo del salario o il metodo percentuale. Il software del libro paga calcolerà automaticamente le tasse per te.

Che cosa significa esenzione fiscale sul modulo W-4 di un dipendente? In determinate circostanze, alcuni dipendenti potrebbero essere esenti da imposta, il che significa che non si detrarrà la tassa federale sul reddito. Il modulo W-4 del dipendente indica se un dipendente è esente da imposte o meno. Hanno bisogno di darti un nuovo modulo W-4 entro la scadenza di ogni anno per mantenere lo stato di esenzione.

Imposte sul reddito statali e locali

A seconda dello stato in cui lavori, potresti dover trattenere le tasse statali da salari dei tuoi dipendenti. E, alcune località richiedono un'imposta aggiuntiva sul reddito.

Per scoprire se è necessario trattenere le imposte sul reddito statali e locali dalle retribuzioni dei dipendenti, è necessario verificare con il proprio stato.

FICA

FICA (Federal La legge sui contributi assicurativi) include due tipi di tasse: le tasse di previdenza sociale e Medicare. Sia il datore di lavoro che il dipendente contribuiscono allo stesso modo alla tassa FICA. Ciò significa che tratterrai una certa percentuale delle retribuzioni dei tuoi dipendenti e contribuirai a una percentuale corrispondente.

Ogni anno, l'aliquota fiscale FICA è soggetta a modifiche. Attualmente, l'aliquota fiscale della previdenza sociale è pari al 6,2 percento delle retribuzioni lorde di ciascun dipendente. Solo gli stipendi fino a $ 127.200 sono tassati. Il tasso Medicare è attualmente pari all'1,45% (su tutte le retribuzioni) delle retribuzioni lorde di ciascun dipendente. Non dimenticare, devi anche pagare il 6,2 percento e l'1,45 percento delle retribuzioni lorde del dipendente verso la parte del datore di lavoro! E, è necessario trattenere una tassa addizionale di Medicare pari allo 0,9 percento per le retribuzioni dei dipendenti superiori a $ 200.000 ($ 125.000 se il deposito coniugato è separato o $ 250.000 se il deposito coniugale è congiuntamente). Non ci sono datori di lavoro per ulteriori tasse Medicare.

Tasse per i datori di lavoro

Se hai dipendenti, devi anche pagare le tasse federali per la disoccupazione (FUTA) e la disoccupazione statale (SUTA). Ma non trattenerai queste tasse dai salari dei dipendenti.

Il tuo stato ti comunicherà la tua aliquota fiscale SUTA. L'aliquota fiscale FUTA è una percentuale delle retribuzioni dei dipendenti, fino a un determinato importo. La maggior parte dei datori di lavoro paga il 6% dei primi $ 7.000 pagati a ciascun dipendente all'anno a meno che non vivano in uno stato di riduzione del credito.

Dopo aver trattenuto le tasse, cosa fai con loro?

Se hai mal di testa a questo punto, non sei solo. Gestire le tasse per l'occupazione può essere difficile. Ma, temete di no, avete quasi finito con la comprensione delle basi su come gestire le imposte sul lavoro!

Depositare il piano

Dopo aver trattenuto le tasse, dovete depositarle e rimetterle alle agenzie fiscali del governo. È necessario seguire un piano di deposito, determinato dall'IRS, per capire quanto spesso si paga le tasse.

Per le entrate federali e le tasse FICA, seguire un programma di deposito semestrale o mensile. La pianificazione dipende dal totale delle passività fiscali riportate nel modulo 941 durante un periodo di osservazione di quattro quarti. Devi depositare mensilmente se hai segnalato $ 50.000 o meno in tasse durante il periodo di ricerca. Se hai segnalato più di $ 50.000 in tasse, devi depositare semiweekly. Vedere le istruzioni del modulo 941 per ulteriori dettagli.

Depositare le imposte FUTA su base trimestrale. Le scadenze quadrate sono il 30 aprile, il 31 luglio, il 31 ottobre e il 31 gennaio.

Reporting tasse

È inoltre necessario riportare le imposte sui moduli governativi. Segnalare le imposte federali sul reddito e le imposte FICA (previdenza sociale e Medicare) ogni trimestre sul modulo 941. Segnalerai inoltre la tassa FUTA sul modulo 940, che è dovuta entro il 1 ° gennaio di ogni anno.

Per le imposte sul reddito statali e locali e SUTA tasse, dovrai ottenere lo scoop dal tuo stato. Consulta la Pubblicazione dell'IRS 15 per maggiori informazioni su come depositare e riportare le tasse.

Vedi anche: Tasse personali e Tasse aziendali: Qual è la differenza?

Domande, commenti, dubbi?

Prima di assumere dipendenti, non è necessario inserire lavoro nel processo di impostazione del libro paga. E quando hai dipendenti, non dimenticare di rifiutare, segnalare e mandare le tasse. Per ottimizzare il libro paga, puoi sempre considerare di investire in un software di gestione stipendi adatto alle tue esigenze aziendali. Alcuni sistemi di gestione stipendi trattengono, depositano e archiviano le tasse. Tutto ciò che fai è inserire le informazioni sulla ritenuta per i tuoi dipendenti.

Se hai domande, puoi sempre contattare il tuo ufficio delle imposte locale. L'IRS fornisce anche le risorse relative alle imposte sul lavoro:

• Capire le tasse di occupazione
• Depositare e comunicare le tasse di occupazione
• Date di imposta sull'impiego

Potresti aver pensato che sarebbe stato difficile capire i requisiti legali per assumere nuove assunzioni dipendenti e gestione stipendi. Ma tu sei un imprenditore! Hai attraversato lo strizzatore e hai deciso di perseguire la tua passione. L'impostazione del libro paga sarà gestibile a patto che tu abbia una chiara descrizione di cosa fare.