Strumenti, suggerimenti e trucchi per una scrittura aziendale migliorata |

Tra i molti corsi che ho frequentato al college, la scrittura aziendale è stata la più impegnativa. Gli studenti i cui piani coinvolgono le carriere di business non sono interessati a regole astratte, standard di riferimento, linguaggio legale confuso e altri materiali presentati in quelle classi. Dopo un periodo trascorso a modificare e scrivere diversi documenti, i miei compagni di classe e io finimmo ancora più confusi.

La scrittura chiara e concisa dovrebbe venire facilmente nel mondo degli affari, dove un numero infinito di e-mail ufficiali vengono inviate ogni giorno e in cui messaggi importanti vengono trasmessi. Tuttavia, non tutti gli uomini d'affari sono in grado di comunicare efficacemente attraverso le parole scritte. Fortunatamente, c'è sempre spazio per miglioramenti, purché ci impegniamo a sviluppare questa abilità.

Quel corso di scrittura aziendale mi ha insegnato molte cose, ma non offriva molti consigli pratici. Dopo molte e-mail, piani e lettere commerciali, ho apportato alcuni miglioramenti pratici che sto per condividere con te.

Vedi anche: Come scrivere un business plan

Strumenti per migliorare la scrittura aziendale:

Praticare la scrittura aziendale è il modo migliore per migliorare le tue competenze, ma hai ancora bisogno di alcuni strumenti che renderanno il processo più efficace. Dopo un sacco di tentativi ed errori, ho trovato questi cinque strumenti che non mancano mai di fornire grandi risultati:

1. Email Excellence

Quando hai una mail importante da scrivere, ma ti trovi a fissare la casella vuota, questo è lo strumento di cui hai bisogno. Email Excellence offre uno schema di base per i tuoi messaggi con chiare spiegazioni di ciascun elemento. E ti fornisce persino punti di partenza.

2. NinjaEssays

Questo sito Web è la soluzione migliore per situazioni di emergenza. Se hai un documento urgente da preparare o semplicemente non puoi scrivere il contenuto necessario a prescindere dalla scadenza, gli scrittori professionisti del servizio di scrittura personalizzata NinjaEssays possono aiutarti. La società offre scrittori ed editori di tutte le categorie, in modo che tu possa scrivere e perfezionare i tuoi documenti commerciali in un batter d'occhio.

3. Docstoc

Se hai bisogno di scrivere un documento importante, come un accordo di riservatezza, un avviso di riunione o un riesame delle prestazioni dei dipendenti, dovresti controllare se Docstoc offre un modulo. Non è necessario creare questi documenti da zero quando è possibile ottenere risultati migliori e più rapidi con un modello.

4. Dragon Dictation

Questo è lo strumento perfetto per gli uomini d'affari che di solito parlano più comodamente della scrittura. È possibile utilizzare Dragon Dictation sul proprio smartphone, tablet o computer. Tutto quello che devi fare è parlare, e lo strumento tradurrà le tue parole in testo. Quindi, è possibile esportare il contenuto in un documento Word, e-mail o social media.

5. Scrivener

Se devi scrivere un lungo documento, farlo in Word potrebbe confondervi ancora di più. Scrivener ti consente di creare il contenuto in sezioni e spostarle finché non ottieni l'ordine giusto. Puoi anche semplificare il tuo lavoro inserendo informazioni di ricerca e note accanto ai paragrafi.

Vedi anche: Cose che non dovresti mai chiedere ai candidati

Una foto postata da Bplans (@teambplans) il 19 gennaio 2016 alle 12: 15:00 PST

Suggerimenti:

Evita di enfatizzare le parole

La prima parola da evitare è molto . Ti descrive come la persona meno creativa di sempre. Ci sono diversi modi per sostituire quella parola in quasi tutte le costruzioni. Ad esempio, invece di dire che le idee di business di qualcuno sono "molto convenzionali", puoi usare la parola conservativa . Invece di descrivere un candidato come qualcuno con "personalità molto forte", puoi dire che è determinato, risoluto o inflessibile.

Evita l'uso eccessivo di preposizioni

Queste parole e frasi sono utili quando vuoi fare un transizione fluente da un paragrafo all'altro, ma spesso indeboliscono il testo e aggiungono prolissità inutili. Invece di scrivere "Avremo un incontro sui suggerimenti per il miglioramento del budget il 12 febbraio", puoi dire "Avremo una riunione sul budget il 12 febbraio." La scrittura commerciale riguarda esclusivamente l'efficienza.

Evita il gergo

Il gergo aziendale può essere divertente quando parli con i tuoi colleghi, ma ti fa sembrare sciocco nelle e-mail e nei documenti. La prossima volta che hai voglia di scrivere unirti a un team tigre , masterizzazione piattaforma , core , muovi l'ago o pensa fuori dagli schemi , dovresti trovare un modo più chiaro per esprimere te stesso.

È particolarmente importante evitare i cliché quando comunichi con persone al di fuori del mondo degli affari.

Non usare parole grandi

Gli scrittori inesperti pensano che l'uso di grandi parole migliorerà il loro contenuto. Una parola "intelligente" è determinata dal gran numero di sillabe che ha. Si desidera utilizzare la parola inizio invece di inizio o utilizzare invece di usare ? Non farlo! È sempre meglio fare affidamento su un vocabolario semplice.

Mirare alla voce attiva

Le frasi passive si concentrano sulla cosa o sulla persona che agisce, quindi il lettore non può identificare chiaramente la persona responsabile dell'azione. La voce passiva suona spesso indiretta e prolissa, che è completamente opposta ai principi della scrittura aziendale.

Invece di dire "il progetto è stato presentato da Michael", dovresti andare per "Michael ha presentato il progetto".

Scrivi email messaggi più brevi

In caso contrario, rischi di perdere l'attenzione del destinatario. Punta a cinque o meno frasi, il che renderebbe facile per il lettore leggere e rispondere direttamente dal proprio smartphone. Se hai molte cose importanti da dire, prova a pianificare una riunione o una videoconferenza.

Non usare troppi punti esclamativi

Va bene enfatizzare un punto nella scrittura aziendale, ma l'uso di troppi punti esclamativi riduce il impatto.

Ricorda: non mettere mai più di un punto esclamativo alla fine di una frase. Ciò ti fa apparire sgarbato.

Evita la verbosità

Questa è la debolezza più comune nei documenti aziendali. Non devi soddisfare un requisito di lunghezza: quei giorni finiti quando ti sei laureato all'università. Invece di scrivere frasi lunghe che diluiscono le informazioni, punta a quelle più brevi che contengono più essenza in meno parole.

Conosci il tuo pubblico

Se vuoi scrivere un'e-mail appropriata, devi capire cosa sa il destinatario del problema ti concentri su È necessario regolare il vocabolario, il tono e lo stile della tua scrittura aziendale a seconda del pubblico e della situazione.

Leggi il contenuto

Guarda come viene emesso il documento o il messaggio prima di inviarlo a un destinatario. Ciò non solo ti aiuterà a migliorare il suo stile e la chiarezza, ma ti permetterà anche di individuare errori come parole mancanti, frasi ripetitive e errori di battitura.

Vedi anche: Come scrivere una dichiarazione di missione in 5 semplici passi

Ricorda: la scrittura commerciale è un'abilità importante da sviluppare.

Come imprenditore, hai sempre bisogno di lasciare una grande impressione. Scrivere un'e-mail confusa senza struttura e errori multipli non è il modo migliore per riuscirci. Indipendentemente da quanto possa sembrare difficile, vale la pena scrivere sul business. I suggerimenti e gli strumenti sopra elencati ti permetteranno di esprimerti attraverso la scrittura in modo molto più efficace.

Hai qualche consiglio in più? Hai usato uno di questi strumenti per aiutarti nella scrittura della tua attività? Diteci nei commenti.