Come assegnare un punteggio ai contratti pubblici per la tua piccola impresa

La famiglia di Adriana Flores si occupa di vendita di strumenti musicali negli ultimi 88 anni. Suo nonno, Alfredo Flores Sr., costretto a fuggire dal suo paese per gli Stati Uniti durante la rivoluzione messicana nei primi anni del 1900, iniziò a vendere pianoforti recuperati acquistati dalla banca dove lavorava durante la Grande Depressione.

Negli anni '60, il padre di Flores iniziò a gestire il negozio - oggi l'Alamo Music Center di San Antonio, in Texas - e intraprese due importanti passi per espandersi: vendendo altri tipi di strumenti musicali e registrandoli per richiedere i contratti del governo federale.

Flores, ora vice presidente del negozio, stima che da quel momento il negozio abbia venduto migliaia di strumenti musicali al governo, servendo anche clienti locali. I contratti governativi rappresentano circa un sesto degli affari dell'azienda, afferma.

Ogni anno, il governo federale spende circa $ 400 miliardi a $ 500 miliardi di contratti, con l'obiettivo di destinare il 23% dei contratti alle piccole imprese. Anche le aziende in settori che non urlano "necessità governative" possono qualificarsi per contratti federali: c'è bisogno di tutto, dai tuba alle forniture per ufficio ai servizi di pulizia.

Che cosa ci vuole per ottenere il tuo pezzo della torta del contratto federale? Ecco i passaggi chiave.

Registra la tua attività

Registra la tua attività su SAM.gov. Il processo gratuito prevede l'ottenimento di un numero di identificazione a nove cifre, denominato numero DUNS, per ciascuna sede della tua attività, nonché la designazione di uno o più North American Industry Classification System o NAICS, codici che descrivono i beni o servizi offerti dalla tua attività commerciale.

Oltre al 23% di obiettivi di approvvigionamento di piccole imprese, il governo stabilisce anche degli obiettivi per fornire lavoro a proprietari di piccole imprese tradizionalmente svantaggiati, compresi veterani disabili, minoranze e donne. Per qualificarti, devi ottenere la certificazione dalla Small Business Administration degli Stati Uniti.

Considera il subappalto

Se la tua piccola impresa è davvero piccola (pensa a un servizio di interior design di una sola persona), il subappalto potrebbe essere il percorso più efficiente e accessibile ai contratti federali. Quando si assegna un contratto di grandi dimensioni, il governo spesso richiede a un appaltatore primario di subappaltare una parte del lavoro a una o più piccole imprese. Collaborando con gli appaltatori primari, le piccole imprese possono acquisire esperienza nei contratti governativi e aiutare i loro profitti.

Il governo gestisce un database di opportunità di contratti primari federali e l'SBA gestisce un database di opportunità di subappalto.

Scrivi una proposta

Se trovi una opportunità di contratto principale nel database che vorresti perseguire, il tuo prossimo passo è presentare una proposta. Scrivere una proposta può essere scoraggiante, ma è importante fornire i dettagli specifici richiesti dal contratto nel formato esatto richiesto.

Il processo è complicato, ma è possibile trovare aiuto lungo la strada.

Il processo di approvvigionamento del governo "è un processo equo ma complesso, pieno di acronimi, regolamenti e requisiti", afferma Ed Coleman, presidente del Washington, D.C., capitolo di SCORE, un servizio di mentoring gratuito per le piccole imprese. "Prima di rispondere a [una richiesta di proposta], consiglierei alla piccola impresa di prendere seminari gratuiti e / oa basso costo per conoscere il processo federale." I workshop sono disponibili tramite SBA, SCORE o un centro di assistenza tecnica locale per gli appalti.

L'SBA offre anche il programma All Small Mentor-Protege per abbinare le piccole imprese che sono nuove alle contrattazioni governative con un mentore che può aiutarle attraverso l'intero processo.

Rispettare il contratto

La consegna dei beni o dei servizi promessi nella proposta è molto da gestire, afferma Flores, soprattutto se il contratto prevede ordini a più agenzie. Alamo Music Center ha integrato il processo nella sua strategia aziendale, designando i dipendenti ad essere incaricati di osservare i contratti.

"Ci sono un sacco di regole pazze da seguire perché lavori con il governo", dice Flores. Per un tipico cliente al dettaglio, nota, si vende semplicemente un oggetto, si consegna il conto e viene pagato entro un determinato termine, "ma con il governo, devi mettere tutto in un sistema speciale, tutto deve combaciare perfettamente, e se non lo fa, viene rifiutato e devi tornare indietro e farlo di nuovo."

Sebbene il processo possa essere complicato, per Flores e Alamo Music Center, l'adempimento dei contratti significa molto più della semplice moneta; inoltre consente loro di partecipare alla rappresentanza del paese all'estero.

Molte band che ricevono gli strumenti musicali dai contratti viaggiano in tutto il mondo, dice Flores. "Si esibiscono per diverse ambasciate o paesi. Quindi rappresentano gli Stati Uniti nel mondo, e stanno usando i nostri prodotti per farlo.

"È bello poter essere parte di questo."

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