Success Story di piccole imprese: Marks Group aiuta le PMI a raggiungere il cloud

Se sei un proprietario di una piccola azienda, probabilmente stai utilizzando i computer e tutta quella roba tecnologica per gestire la tua azienda. Ma si può ancora usare la tecnologia alla vecchia maniera, come le piccole imprese hanno fatto, per esempio, nel 2010.

Probabilmente hai i PC in ufficio, i server in una stanza sul retro che li collega in una rete e altri dispositivi in ​​cui memorizzi tutti i tuoi dati. Probabilmente il software che stai usando è contenuto in una scatola con involucro termoretraibile e hai assunto un esperto IT per installarlo e far funzionare la tua rete.

Sì, è vecchio.

Questo è più o meno quello che una società di riscaldamento e raffreddamento della Pennsylvania ha avuto e ciò che alla fine ha lasciato dietro di sé, grazie a una piccola azienda chiamata Marks Group che aiuta le altre piccole imprese a introdurre il modo del 21 ° secolo di utilizzare la tecnologia.

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Il cloud, definito

Potresti essere come la maggior parte delle piccole imprese nel paese che non hanno ancora raggiunto il cloud. Quella nuvola si riferisce al sistema in cui gli utenti accedono al potere di calcolo attraverso una rete basata sul Web, invece di dover impostare tutto nel loro ufficio.

Nel cloud, la maggior parte delle attività della tua piccola impresa - gestire i tuoi libri, tenere traccia delle scorte, assicurarti che i tuoi clienti siano soddisfatti - sono fatti online. Non è necessario acquistare i propri server e altri dispositivi e, in alcuni casi, non è necessario assumere personale IT per gestire la rete. Qualcun altro lo farà per te.

In passato, questo si chiamava utility computing, perché in pratica trasforma la potenza di calcolo in un'utilità, come l'acqua o l'elettricità.

Invece di pagare anticipatamente un'applicazione software, in genere paghi una quota di iscrizione mensile in base al numero di utenti. Invece di avere tutti i tuoi dati in ufficio, le tue informazioni vengono archiviate in un data center da qualche altra parte, forse anche a centinaia di miglia da dove ti trovi.

Più della metà, o il 57%, delle piccole imprese negli Stati Uniti non usa tecnologie cloud, rispetto al 43% che lo fanno, secondo un rapporto del 2013 della National Small Business Association. Ma ecco un'altra sorprendente statistica: solo cinque anni fa, nel 2010, solo il 5% delle piccole imprese gestiva la propria tecnologia attraverso il cloud.

Rapido risparmio

Tra i nuovi convertitori del cloud computing c'è Oliver Heating & Cooling, un'azienda di 44 anni con circa 200 dipendenti con sede a Morton, in Pennsylvania.

La società si è recentemente rivolta al Marks Group, una piccola impresa con sede a Philadelphia con 10 dipendenti che aiuta le aziende a operare in modo più efficiente adottando nuove tecnologie informatiche, compresi i sistemi basati su cloud.

Oliver era alle prese con "software obsoleto" per tenere traccia dei clienti, secondo Todd Whitmire, direttore IT dell'azienda.

"Avevamo problemi nel tracciare lead e vendite", dice a Investmentmatome. "Avevamo difficoltà a compilare tutte le informazioni. Ottenere tutti i rapporti stava diventando estremamente difficile."

Il gruppo Marks ha aiutato a migrare il sistema di Oliver a Microsoft Dynamics. La società ha scelto di andare con la versione basata su cloud. Il costo era di circa $ 20.000, che includeva le commissioni per il gruppo Marks.

L'azienda ha realizzato risparmi quasi immediatamente. In passato, Oliver ha dovuto pagare fino a $ 15.000 per le licenze e fino a $ 2.000 per ciascun aggiornamento. Con il sistema basato su cloud, Oliver paga una commissione mensile di $ 65 per utente, o circa $ 950 al mese.

Hanno anche risparmiato non dovendo comprare hardware. Oliver ha speso circa 137.000 dollari ogni cinque-sette anni per acquistare nuovi server, il che si traduce in circa $ 30.000 all'anno.

"Siamo davanti al gioco ora perché non spendiamo $ 30.000 all'anno per i server", afferma Whitmire.

C'è anche la convenienza e l'efficienza dal loro nuovo sistema di gestione delle relazioni con i clienti, o CRM.

"Ne vale la pena", dice. "Sono informazioni in tempo reale e puoi approfondire. Sai come i dirigenti come questi cruscotti. Possono vedere tutto dal vivo. Dà loro una sensazione calda e indistinta."

Entrando nel 21 ° secolo

Questa è una buona notizia per Gene Marks, il proprietario del Marks Group, che scrive anche una rubrica popolare sulle piccole imprese per il Washington Post, Forbes, la rivista Huffington Post e Entrepreneur.

È diventato un evangelista del cloud computing dopo la sua esperienza ruvida con i software aziendali.

Ha iniziato il Marks Group nel 1994 con suo padre che, ha detto, "stava vendendo il peggior software di contabilità del mondo, un'applicazione che stava sviluppando da sola e che non è mai riuscita ad arrivare in prima serata".

"Dopo sei anni tumultuosi, accadde una cosa grandiosa: l'anno 2000, che sostanzialmente disabilitò il suo software", dice, riferendosi alla cosiddetta crisi Y2K che ha affrontato i sistemi informatici in tutto il mondo.

Così la loro azienda ha spostato la strategia e ha iniziato a rivendere altri prodotti software e servizi di supporto.Marks Group ora offre applicazioni aziendali sia basate su cloud che on-premise per una serie di attività, dalla gestione delle relazioni con i clienti al monitoraggio dell'inventario per tenere traccia delle finanze.

I marchi identificano cinque attività chiave che le piccole imprese potrebbero fare nel cloud:

1. Puoi mantenere i tuoi account cliente attraverso "gestione delle relazioni con i clienti" o CRM, programmi come Zoho.com.
2. Puoi gestire le tue finanze e transazioni, utilizzando un programma come Xero.com.
3. È possibile semplificare la collaborazione e il coordinamento delle operazioni aziendali con i dipendenti, tramite applicazioni come Microsoft Office Live 365.
4. Puoi semplificare la gestione dei progetti utilizzando un programma come Basecamp.
5. È possibile rendere le comunicazioni all'interno dell'azienda più veloci ed efficienti. Marks cita la popolare app per le comunicazioni, Slack.

L'analista di tecnologia veterano Roger Kay di Endpoint Technologies Associates afferma che "le piccole imprese possono sicuramente sfruttare il cloud", soprattutto con il costante aumento delle loro opzioni. "Per quanto riguarda il cloud, c'è qualcosa per tutti", dice a Investmentmatome.

Ora, il cloud non è sempre una vendita facile per le piccole imprese. Marks cita tre domande frequenti.

"Perché pago mensilmente quando prima ho pagato una sola volta?"

"Per questo, spiego che non dovranno più occuparsi di manutenzione annuale, hardware, aggiornamenti, backup e accesso", dice a Investmentmatome. "Questo riduce il loro costo di proprietà."

"Come faccio a sapere che i miei dati sono al sicuro?"

"Per questo chiedo se pensano onestamente che la loro sicurezza interna sia in realtà migliore di Microsoft, Salesforce o altri grandi venditori di cloud", dice. "Il modello di business di queste aziende dipende dalla migliore sicurezza e, sebbene nessuno possa essere sicuro al 100%, ha sicuramente risorse migliori a sua disposizione".

"Come faccio a sapere che questi cloud vendor saranno presenti e cosa succede ai miei dati se non lo sono?"

Marks risponde: "Anche se un fornitore di cloud ha problemi, è più che probabile che i suoi clienti vengano acquistati da qualcun altro." Nel settore del software aziendale, i fornitori vengono acquisiti da altre società e, nella maggior parte dei casi, gli acquirenti trovano modi per mantenere la base clienti dell'impresa acquisita.

Kay di Endpoint Technologies Associates afferma inoltre che metterebbe la sicurezza e la convenienza come i principali motivi per cui le piccole imprese dovrebbero adottare il cloud computing.

"Non valuterei il valore in termini di risparmi, ma nel valore assicurativo di non perdere dati come attività, il che potrebbe essere catastrofico", afferma.

"Conoscevo un tizio che aveva perso il suo taccuino con tutte le sue cose, e non l'aveva mai tirato indietro. Letteralmente lo ha messo fuori mercato. C'è anche un piccolo valore nel poter accedere ai tuoi file da altre macchine. Sono stato conosciuto per cercare un file attraverso un visualizzatore sul mio telefono quando non avevo un computer con me."

Convenienza cloud

La ricerca di convenienza ha anche spinto un'altra piccola azienda a rivolgersi al gruppo Marks per chiedere aiuto. Thompson Mahogany è una ditta di legname di 172 anni con sede a Philadelphia.

Il direttore generale Andrew Nuffer dice che la compagnia voleva sbarazzarsi di un sistema che definisce "lento". La sua domanda principale al gruppo Marks, ha detto, è stata: "Ehi, c'è un modo in cui i miei ragazzi possono accedere al [nostro sistema] iPad o smartphone in modo che non debbano tornare in ufficio per inserire le proprie informazioni nel nostro CRM?"

Sì, c'era. Con l'aiuto del Marks Group, Thompson Mahogany è diventato un altro convertitore di cloud computing.

"Alla lunga ne vale la pena", dice Nuffer a Investmentmatome. Il nuovo sistema ha reso la vita più facile per lui e per i suoi dipendenti, aggiunge. "Possiamo semplicemente accostare al lato della strada e cercare qualcosa. Siamo in grado di ottenere più lavoro svolto."

Ma Nuffer, la cui compagnia iniziò nel 1843, afferma di avere ancora dei dubbi sull'abbraccio totale del cloud. La società ha ancora sistemi in loco per alcune attività chiave, come la gestione dell'inventario.

Nuffer ha detto che la società non sta pensando di trasferirli nel cloud. "Troppi segreti commerciali in loro", dice, anche se aggiunge: "Ma chi lo sa. Questo potrebbe cambiare nei prossimi 10 anni. Se mi avessi detto 10 anni fa che avrei potuto fare tutto su un iPhone, avrei riso di te."

"Questo è il nostro primo passo in quel regno", dice. "Forse andiamo oltre. Non lo so."

Altre piccole imprese continueranno probabilmente ad abbracciare il cloud, ipotizza Gene Marks.

"" La vera ragione? I proprietari di piccole imprese presto non avranno scelta ", dice. "Le società di software stanno seminando la maggior parte della loro ricerca e sviluppo in applicazioni basate su cloud. Le aziende di infrastrutture stanno rendendo le velocità e l'accesso molto più veloci. Per le società di software, il modello di business è molto migliore, un flusso di entrate coerente e prevedibile e un maggiore controllo sui costi di supporto. Le piccole imprese saranno spinte lì, che ti piaccia o no. Quindi ora è il momento di occuparsene."

Puoi trovare ulteriori informazioni sulle applicazioni aziendali basate su cloud in un articolo di Investmentmatome su 20 App per proprietari di piccole imprese. Il gruppo Marks ha anche una pagina video sulle diverse applicazioni cloud per le piccole imprese.

Benjamin Pimentel è uno scrittore di personale che si occupa di piccole imprese per Investmentmatome. Seguilo su Twitter @benpimentel , sopra Google+ e via LinkedIn.

Per ulteriori informazioni su come avviare e gestire un'impresa, visita Il nostro sito Guida alle piccole imprese . Per risposte gratuite e personalizzate alle domande su come iniziare e finanziare la tua attività, visita il Piccola impresa sezione della pagina Ask a Advisor di Investmentmatome.

Foto di Gene Marks per gentile concessione del gruppo Marks.