La tua fattura è stata rifiutata: i primi 8 suggerimenti per la fatturazione delle imprese |

La conclusione di un accordo con un'impresa o un cliente aziendale è una grande spinta per qualsiasi azienda, piccola e grande.

Essere pagati, comunque, è un'altra cosa completamente.

Può andare nel modo migliore come si spera, o finire in un casino totale. Tutto dipende dal modo in cui fatturate i vostri clienti. Una volta ricevuta e registrata, la fattura innesca una serie di processi che comportano l'arrivo di denaro sul tuo account, a meno che qualcosa non vada storto.

La chiave per far cancellare le fatture in tempo è nei dettagli. I seguenti suggerimenti provengono dai miei due anni in conti correnti e crediti, e seguendoli ti faranno risparmiare tempo, denaro e una buona dose di stress.

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1. Sapere dove si trovano effettivamente le fatture

Pur trattando con le grandi aziende, è necessario tenere a mente che Contabilità fornitori è uno dei primi processi da esternalizzare e automatizzare. E dove c'è l'automatizzazione, la tolleranza per l'errore non è prossima a nessuno. Ciò vale anche per le fatture.

Ciò significa che qualcuno in un altro paese (e anche in un fuso orario diverso) probabilmente scriverà le fatture. Che si tratti di una terza parte o di un centro di assistenza condiviso, gli standard di qualità sono rigorosi. Non esiteranno a rifiutare una fattura, soprattutto da un piccolo venditore, con il minimo sospetto che qualcosa non vada. Ciò che potrebbe sembrare un banale dettaglio potrebbe effettivamente causare gravi ripercussioni per il partner di outsourcing in caso di audit.

Inoltre, AP opera con un volume elevato di documenti e ciascuno di essi viene valutato molto rapidamente. Non c'è tempo per analizzare ogni fattura nei dettagli, è corretta o meno, e basta. Assicurati che le fatture siano accettate e approvate immediatamente. Come? Bene, rispettando!

2. Unghie fin dall'inizio

La maggior parte dei problemi di pagamento che ho visto potrebbe essere facilmente evitata semplicemente seguendo i requisiti di fatturazione del cliente. Maggiore è il numero di persone coinvolte nell'accordo, maggiori sono le probabilità che queste informazioni vengano perse.

I rappresentanti di vendita sono spesso quelli che ricevono le istruzioni di fatturazione, ma poiché si concentrano maggiormente sulla sicurezza di nuovi contatti, tendono a trascurare le formalità che seguono.

Assicurati che le vendite e la fatturazione siano sulla stessa pagina. Non aspettare fino a quando la fattura è scaduta per verificare se è stata emessa correttamente.

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3. Conserva le tue fatture leggibili

Sia che invii fatture elettroniche o cartacee, è molto probabile che vengano scansionate proprio all'inizio e indirizzate verso un software di lettura delle fatture. Il contabile dell'AP li verifica successivamente.

È qui che molte cose possono andare storte. Prima di tutto, queste applicazioni non sono adatte alla lettura del colore. Potresti essere tentato di arricchire le tue fatture con tonalità diverse, ma è meglio mantenerle semplici. È necessario avere tutto il testo e i numeri in nero.

Inoltre, non eseguire la scansione delle fatture personalmente: l'immagine risultante nel sistema del cliente sarà sicuramente illeggibile. La strada da percorrere è quella di generare un PDF.

In secondo luogo, assicurarsi che i dettagli essenziali (data della fattura, data di scadenza, numero, numero di ordine di acquisto, nome e indirizzo della società, importi e aliquote fiscali) si distinguano. Devono essere facili da individuare a prima vista. In caso contrario, la fattura potrebbe essere rifiutata immediatamente, anche se l'informazione è effettivamente lì.

4. Bill l'entità giusta

Più grande è la società, più entità è probabile che abbia. A meno che il modulo d'ordine non indichi diversamente, fatturare l'unità con cui si sta effettivamente negoziando.

Molti venditori tendono ad inviare le fatture alle sedi aziendali in caso di dubbi sull'indirizzo di fatturazione corretto. AP li rifiuterà e chiederà di inviare nuovamente il documento con i dettagli corretti.

Inoltre, non abbreviare mai il nome dell'azienda o il suo indirizzo. Alcuni paesi (ad esempio Singapore) hanno norme molto rigide in merito e AP potrebbe non accettare fatture con abbreviazioni o dettagli mancanti.

Potrebbe sembrare assurdo, ma a volte ho dovuto rifiutare le fatture che avevano un numero sbagliato di piano o strada nell'indirizzo del cliente. Utilizza esattamente ciò che ti è stato fornito dal tuo partner commerciale.

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5. Rispetto dell'ordine di acquisto

I tuoi clienti richiederanno molto probabilmente un numero di ordine di acquisto (o "PO") sulla fattura. Assicurati di verificare se questo è il caso e rispettare tutte le informazioni incluse nel PO.

Il PO è ciò che l'AP cerca per primo mentre prenotano le fatture usando questo numero. Se non è presente o è difficile da individuare, la fattura potrebbe essere rifiutata e perdere la corsa di pagamento prevista. Tieni traccia del periodo finanziario coperto dall'OP e della liquidità disponibile. L'invio di una fattura con un ordine scaduto o fuori dei fondi è sicuro di ritardare il pagamento per giorni, se non settimane. Questo è particolarmente problematico durante la transizione da un anno fiscale / trimestre ad un altro.

È anche una buona pratica mantenere una fattura di PO per ogni fattura. Potrebbe sembrare più conveniente includere più OP in un documento, ma renderà più difficile la prenotazione da parte degli AP, soprattutto quando si verifica un problema con uno di essi.

6. Fattura nella valuta corretta

La discrepanza valutaria è un'altra ragione comune per i pagamenti ritardati, soprattutto quando si negozia con entità straniere. Prestare la massima attenzione quando si gestiscono tali

Alcuni paesi, come l'India, rendono estremamente difficile elaborare i bonifici in valuta estera. Ho visto pagamenti trascinati per mesi a causa di ciò, risolti solo emettendo un nuovo ordine.

Nel caso in cui fatturi il tuo cliente in una valuta diversa da quella locale, potresti anche dover fornire il loro equivalente nazionale di tutte le importi in fattura, incluse ed escluse le tasse.

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7. Rivedi regolarmente la tua rubrica

Mantenere aggiornati i tuoi contatti è di fondamentale importanza, soprattutto quando non fatturhi spesso i tuoi clienti. Le grandi aziende migliorano sempre i loro processi e sistemi di gestione dei dati, che spesso si traducono nella modifica degli indirizzi e-mail.

Di solito, comunicano in anticipo, ma le e-mail automatizzate potrebbero facilmente perdersi nella posta in arrivo o essere filtrate come spam. Se si inviano fatture a un'e-mail personale, assicurarsi di includere un indirizzo finanziario o contabile generico in CC. Le persone vanno e vengono, quindi non commettere l'errore di contattare qualcuno che non è più in compagnia.

I contabili AP potrebbero anche non controllare le loro caselle di posta ogni volta che lo desiderano. L'invio delle fatture tramite canali generici garantirà che vengano gestite entro il periodo di tempo standard.

8. Seguito con un sorriso

Ogni volta che segui l'AP sulla tua fattura rifiutata o un pagamento ritardato, essere amichevole farà molta strada. Naturalmente, hai il diritto di esigere i soldi in tempo, ma assumere un tono negativo con un commesso AP non ti aiuterà.

Il problema probabilmente non è colpa loro. Sono molto più propensi a fare un ulteriore miglio per te se mostri empatia e gentilezza. Il loro lavoro è estremamente banale, quindi trattarli come persone piuttosto che come macchine funzionerà a tuo favore.