Come accettare pagamenti dai tuoi clienti |

Sappiamo tutti quanto sia difficile prendere una grande idea e trasformarla in un vero business. Avete bisogno di finanziamenti, un business plan, un sito web, un modello di business: l'elenco potrebbe continuare all'infinito. Ma hai pensato a piccole cose, ad esempio come stai effettivamente prendendo i pagamenti dai tuoi clienti?

Hai opzioni e scelte da fare. E per quanto riguarda i pagamenti con carta di credito, probabilmente non hai pensato più lontano, "Certo che prenderò le carte di credito e di debito!" Ma come? Ci sono molti più modi che mai per accettare carte di credito e di debito, e sembra che ne venga fuori una nuova ogni giorno. Questo ambiente in rapida evoluzione può essere scoraggiante per una piccola azienda che è giustamente più preoccupata di trovare clienti che pensare a come elaborare un pagamento. Tuttavia, fare la scelta giusta è fondamentale per massimizzare le entrate e il flusso di cassa.

Se accetti le carte di credito, la prima cosa che devi decidere è se le puoi scorrere o inserire manualmente le informazioni della carta. Ciò significa che hai bisogno di un terminale fisico o di un terminale virtuale:

Terminale fisico (POS)

Una delle forme più comuni di accettazione dei pagamenti è attraverso un sistema di Point of Sale (POS) fisico. Lo hai fatto un milione di volte come consumatore, facendo scorrere la tua carta di credito tramite un lettore di schede e autentificando la transazione con la tua firma. E di recente, probabilmente hai utilizzato uno dei nuovi dispositivi di scorrimento mobile che trasformano uno smartphone o un tablet in un sistema POS, che fa anche parte di questa categoria.

Per le attività commerciali con transazioni faccia a faccia, un sistema POS è di solito l'opzione più conveniente per l'elaborazione delle carte di credito. Tuttavia, se tutto quello che hai è un sistema POS, digitare manualmente le informazioni della carta quando non hai la carta fisica in mano comporta generalmente una commissione molto alta per una transazione "non qualificata" (cioè, se un cliente chiamato e volevo comprare qualcosa da te, potresti pagare di più in commissioni per prendere i dati della carta di credito per telefono piuttosto che di persona: pagheresti le commissioni più alte o rischi di perdere la vendita chiedendo loro di fermarsi invece?).

Terminale virtuale

Nel mondo di oggi, molte aziende non effettuano transazioni faccia a faccia con i propri clienti e / o non hanno il lusso di sfogliare una carta di credito fisica. Queste aziende, in genere fornitori di servizi e venditori online, generalmente finiscono per utilizzare un terminale virtuale. Un terminale virtuale offre la possibilità di accettare carte di credito online, per posta e per telefono. Ti consente inoltre di elaborare queste transazioni come "carta non presente", che ti costa molto meno della tariffa "non qualificata" sopra descritta. La raccolta di un pagamento tramite un terminale virtuale si ottiene quando l'azienda o il cliente digita i dati della carta di credito (nel proprio software di pagamento o sul proprio sito Web) e i clic presentano.

Ma la storia diventa più interessante! Oltre ai vantaggi di cui sopra, un terminale virtuale ti consente anche di fare grandi cose come impostare pagamenti ricorrenti, inviare fatture elettroniche e archiviare in modo sicuro i dati dei clienti per le transazioni future. Questi sono strumenti importanti che possono aiutarti ad aumentare le tue entrate e migliorare il tuo flusso di cassa, quindi considera di utilizzarli per la tua piccola impresa Diamo un'occhiata più da vicino a ogni strumento:

Fatturazione ricorrente

Se la tua azienda addebiterà i tuoi clienti un intervallo di tempo definito, rintracciare i clienti ogni volta per ottenere le informazioni di pagamento (o affidarsi a loro per pagare prontamente alla data di scadenza) può essere una seccatura enorme. Può anche rendere il flusso di cassa più imprevedibile e incoerente di quanto non sia necessario. Un enorme vantaggio dei terminali virtuali è che molti includono funzionalità di pagamento ricorrenti, che consentono di inserire i dati della carta di credito, impostare un programma di pagamento (che può estendersi indefinitamente o fino a una data di fine per un piano di pagamento predefinito) e non doverlo toccare ancora. Può anche essere molto più conveniente per i tuoi clienti, dal momento che non devono perdere tempo dal loro programma per inviare o chiamare un pagamento.

Fatturazione elettronica

Le fatture cartacee appartengono al passato. Perché stampare, spedire e archiviare documenti cartacei quando non è necessario? La fatturazione elettronica allontana te e i tuoi clienti dalla confusione di carta, riducendo i costi ed eliminando gli errori. Non solo puoi inviare fatture dall'aspetto professionale ai tuoi clienti, ma un terminale virtuale può anche consentire loro di fare clic sulla fattura e pagarti online con la loro carta di credito. Nessun controllo cartaceo, no "Si è perso nella posta …", e non dimenticare di tenere traccia di chi ha pagato!

Vedi anche: Come creare una fattura: una guida introduttiva

Archiviazione sicura dei dati del cliente

Lo hai sicuramente visto nelle ultime notizie: la memorizzazione sicura delle informazioni della carta di credito è un grosso problema. Molti imprenditori rischiano di mettere a repentaglio se stessi e i propri clienti mettendo a rischio o memorizzando elettronicamente i dati delle carte di credito dei propri clienti per un uso futuro. I terminali virtuali gestiscono e archiviano i dati della carta di credito del cliente in modo da non doverlo fare. Ciò ti consente di addebitare gli acquisti futuri senza chiedere informazioni sulla carta di credito ogni volta e senza mettere a rischio la tua azienda. Per non parlare del fatto che è possibile mantenere le informazioni sui clienti (come indirizzi e cronologia dei pagamenti) facilmente organizzate in un unico luogo.

ACH / eCheck

Le carte di credito sono ovunque al giorno d'oggi e praticamente tutti sono a proprio agio nell'utilizzarle. Come proprietario di una piccola azienda, probabilmente desideri effettuare pagamenti il ​​più possibile convenienti per i tuoi clienti, quindi è una buona idea prendere le carte di credito. Ma la verità è che offrire tale comodità ai tuoi clienti ti costerà un sacco di soldi in commissioni di transazione. Un'ottima alternativa è ACH (anche chiamata eCheck, controllo elettronico o addebito diretto).

ACH è fondamentalmente la stessa di un assegno, ma senza la carta. Tu o il tuo cliente immettete il conto bancario e i numeri di routing (le stesse informazioni nella parte inferiore di un assegno cartaceo), inviate il pagamento e il denaro viene automaticamente addebitato dal conto bancario del cliente e depositato nel vostro. Non solo puoi ancora elaborare pagamenti una tantum, impostare pagamenti ricorrenti, fatturare elettronicamente e salvare le informazioni dell'account, ma ti costerà anche meno. In media, le carte di credito ti costeranno da qualche parte tra il 2 e il 3% della vendita. Tuttavia, l'elaborazione delle transazioni ACH può spesso comportare commissioni più basse o più basse, il che consente di risparmiare denaro aziendale.

Ciascuna soluzione di elaborazione dei pagamenti può offrire tariffe diverse e stipulare i tipi di moduli di pagamento accettati, quindi assicurati per fare l'inventario delle opzioni di pagamento che vorrete offrire ai vostri clienti quando prendete una decisione. Inoltre, il modo in cui la soluzione di pagamento si integra con gli altri strumenti aziendali può essere importante per ottimizzare tutti i processi aziendali. Tieni a mente questi punti quando fai shopping per quale provider utilizzare.