Come orchestrare riunioni efficaci |

[Questo è un post di Helena Hauk di 5th Gear Consulting. Helen ci ha contattato per parlare dell'organizzazione di riunioni efficaci e non ho potuto dire di no all'argomento. - Kai]

A nessuno piacciono le riunioni e se le persone possono evitarle lo faranno. Sfortunatamente gli incontri sono una parte necessaria e vitale del fare business, specialmente quando la tua azienda cresce e la comunicazione one-to-one diventa più dispersa. Le riunioni non devono assorbire l'energia dalla tua organizzazione (o divorare il tuo tempo). Per impedire alle riunioni di trasformarsi in vampiri organizzativi:

1. Inizia con un'agenda: sapere esattamente cosa vuoi coprire e comunicarlo alla tua squadra prima di dirigersi nella sala conferenze.
2. Comunicare in anticipo: Fai sapere in anticipo quali membri del personale ti aspetti di essere lì e che cosa dovrebbero portare con loro (es. Rapporti, statistiche o altre informazioni importanti).
3. Sii attento: comunica alla tua squadra prima, durante e dopo molto capisci il valore del loro tempo e li apprezzi sacrificandoli per poter partecipare al tuo incontro. Mostrerà che apprezzi e rispetti il ​​loro tempo tanto quanto il tuo.

Mentre sei in riunione è importante che tu rimanga sul bersaglio e segui l'agenda che hai delineato in anticipo. La maggior parte delle riunioni va fuori strada se le lasci fare così no. Mantieni il controllo in ogni momento. Se qualcuno fa domande che sono off-topic o che non sono pertinenti al gruppo, allora fissa un appuntamento per parlare con loro dopo. In questo modo sentono ancora di ricevere l'attenzione e le risposte che stanno cercando senza nulla togliere al gruppo o al compito da svolgere.

Mentre chiudi la riunione assicurati che tutti comprendano chiaramente i prossimi passi. Assegnare tutte le attività e le scadenze prima di si interrompe la riunione. In questo modo la tua riunione porta effettivamente al progresso, piuttosto che limitarti a fornire interruzioni alla tua giornata.

Ricorda che le riunioni devono far progredire la tua attività, non consumare il tuo tempo. Spetta a te uccidere la riunione di time suck e mantenere la tua squadra in pista. Fallo con un piano ben congegnato, una comunicazione forte e uno sguardo strategico verso il futuro.

"La produttività non è mai un incidente. È sempre il risultato di un impegno per l'eccellenza, una pianificazione intelligente e uno sforzo mirato. "~ Paul J. Meyer